Anbei Sende Ich Ihnen Im Anhang Die Gewünschten Unterlagen

Viele Deutsche beginnen E-Mails oder Briefe mit dem Satz: "Anbei sende ich Ihnen im Anhang die gewünschten Unterlagen." Dieser Satz ist ein fester Bestandteil der Geschäftskorrespondenz und bedeutet schlichtweg: "Ich sende Ihnen die angeforderten Dokumente als Dateianhang." Aber warum diese etwas umständliche Formulierung und was gilt es zu beachten?

Die Bedeutung hinter der Formulierung

Die Wendung "Anbei sende ich..." ist eine formelle und traditionelle Art, auf einen Dateianhang hinzuweisen. Sie drückt Höflichkeit und Professionalität aus. Die Wörter "anbei" und "im Anhang" betonen die Verbindung zwischen dem Text der E-Mail und den beigefügten Dateien.

Lassen wir uns die einzelnen Bestandteile genauer ansehen:

• Anbei: Bedeutet "beigefügt" oder "als Anlage". Es signalisiert, dass etwas zusätzlich zur E-Mail selbst geliefert wird.
• Sende ich: Die konjugierte Form des Verbs "senden". Macht deutlich, dass der Absender die Aktion des Sendens vornimmt.
• Ihnen: Die Dativform des Personalpronomens "Sie" (formelle Anrede). Zeigt, dass die Unterlagen für den Empfänger bestimmt sind.
• Im Anhang: Präzisiert, wo sich die Unterlagen befinden – nämlich als angehängte Dateien (englisch: attachment).
• Die gewünschten Unterlagen: Bezieht sich auf Dokumente, die der Empfänger zuvor angefordert hat oder auf die im vorherigen Schriftverkehr Bezug genommen wurde.

Der Satz impliziert also, dass der Absender auf eine Anfrage reagiert und die benötigten Informationen liefert. Es ist eine Bestätigung dafür, dass die Erwartungen des Empfängers erfüllt werden.

Warum nicht einfach nur "Im Anhang die Unterlagen"?

Obwohl die kurze Variante schneller zu lesen ist, fehlt ihr die Höflichkeit und Professionalität, die in der Geschäftskommunikation oft erwartet wird. "Anbei sende ich Ihnen im Anhang die gewünschten Unterlagen" wirkt respektvoller und verbindlicher.

Alternativen und modernere Formulierungen

In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt sind kürzere und direktere Formulierungen zunehmend üblich. Hier sind einige Alternativen, die Sie verwenden können, ohne unhöflich zu wirken:

• "Im Anhang finden Sie die gewünschten Unterlagen." (Direkt und präzise)
• "Wie gewünscht, sende ich Ihnen die Unterlagen im Anhang." (Betont die Erfüllung eines Wunsches)
• "Anbei die von Ihnen angeforderten Dokumente." (Kürzt die traditionelle Formel ab)
• "Sie finden die Unterlagen im Anhang." (Noch kürzer, aber immer noch respektvoll)
• "Ich habe die Unterlagen angehängt." (Sehr direkt, eher für interne Kommunikation geeignet)

Die Wahl der Formulierung hängt stark vom Kontext und der Beziehung zum Empfänger ab. Bei einer formellen Kommunikation mit einer unbekannten Person ist die traditionelle Formel meist die sicherste Wahl. In einer lockeren, internen Kommunikation können Sie eine kürzere Variante verwenden.

Zusätzliche Tipps für E-Mails mit Anhängen

Neben der Begrüßungsformel gibt es noch weitere Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail mit Anhang professionell und effektiv ist:

• Dateinamen: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, damit der Empfänger sofort erkennen kann, was die Datei enthält. Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen in Dateinamen.
• Dateiformat: Wählen Sie ein gängiges Dateiformat (z.B. PDF, DOCX, XLSX), das der Empfänger problemlos öffnen kann. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie vorher nach.
• Dateigröße: Achten Sie auf die Dateigröße. Große Dateien können Probleme beim Senden und Empfangen verursachen. Wenn die Dateien zu groß sind, komprimieren Sie sie (z.B. als ZIP-Datei) oder nutzen Sie einen Cloud-Speicherdienst.
• Virenprüfung: Scannen Sie Ihre Dateien vor dem Senden auf Viren, um den Empfänger nicht zu gefährden.
• E-Mail-Inhalt: Beschreiben Sie kurz im Text der E-Mail, was die Anhänge enthalten und welchen Zweck sie haben. So erleichtern Sie dem Empfänger die Verarbeitung der Informationen.
• Abschluss: Beenden Sie die E-Mail mit einer freundlichen Grußformel (z.B. "Mit freundlichen Grüßen") und Ihrem Namen. Vergessen Sie Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) nicht.

Ein Beispiel für eine professionelle E-Mail mit Anhang könnte so aussehen:

Betreff: Angebot für Webdesign Sehr geehrte Frau Müller, anbei sende ich Ihnen im Anhang das Angebot für das Webdesign Ihrer neuen Website. Das Angebot umfasst die Gestaltung des Designs, die Programmierung der Website und die Integration von Inhalten. Ich habe versucht, Ihre Wünsche und Anforderungen bestmöglich zu berücksichtigen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben. Ich stehe Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Ihre Kontaktdaten]

Die rechtliche Bedeutung von Anhängen

In einigen Fällen können Anhänge in E-Mails auch rechtliche Bedeutung haben. Beispielsweise können Verträge, Rechnungen oder Mahnungen als Anhang versendet werden. Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass der Versand solcher Dokumente per E-Mail rechtliche Konsequenzen haben kann.

In Deutschland gilt die sogenannte "Zugangstheorie". Das bedeutet, dass eine Willenserklärung (z.B. eine Kündigung) dann wirksam wird, wenn sie dem Empfänger zugeht. Der Zugang erfolgt in der Regel dann, wenn die E-Mail im Posteingang des Empfängers abrufbereit ist. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass die E-Mail korrekt versendet wurde und dass der Empfänger sie auch tatsächlich erhalten hat.

Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie eine Lesebestätigung anfordern. Allerdings sind Lesebestätigungen nicht immer zuverlässig, da der Empfänger sie ablehnen kann. Eine sicherere Methode ist der Versand einer E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Art digitale Unterschrift, die die Identität des Absenders zweifelsfrei nachweist und die Integrität des Dokuments sicherstellt.

Fazit

"Anbei sende ich Ihnen im Anhang die gewünschten Unterlagen" ist eine traditionelle und formelle Formulierung, die in der deutschen Geschäftskorrespondenz häufig verwendet wird. Obwohl es modernere und kürzere Alternativen gibt, ist die traditionelle Formel nach wie vor eine sichere Wahl, um Höflichkeit und Professionalität auszudrücken. Achten Sie jedoch immer auf den Kontext und die Beziehung zum Empfänger, um die passende Formulierung zu wählen. Vergessen Sie nicht, auf Dateinamen, Dateiformate, Dateigrößen und Virenprüfung zu achten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail mit Anhang einen positiven Eindruck hinterlässt. Und schließlich: Seien Sie sich der rechtlichen Bedeutung von Anhängen bewusst und treffen Sie gegebenenfalls Vorsichtsmaßnahmen, um den Zugang wichtiger Dokumente nachzuweisen.