Excel Mehrere Werte Aus Tabelle Auslesen

Viele Excel-Nutzer stehen vor der Herausforderung, mehrere Werte aus einer Tabelle basierend auf bestimmten Kriterien auszulesen. Dies kann notwendig sein, um Daten zu filtern, zusammenzufassen oder für weitere Berechnungen zu verwenden. Glücklicherweise bietet Excel verschiedene Funktionen und Methoden, um diese Aufgabe effizient zu erledigen. In diesem Artikel werden wir einige der gebräuchlichsten und effektivsten Techniken vorstellen.

Die INDEX und VERGLEICH Funktionen

Die Kombination der Funktionen INDEX und VERGLEICH ist eine der flexibelsten und leistungsstärksten Methoden, um Werte aus einer Tabelle dynamisch auszulesen. INDEX gibt den Wert einer Zelle in einem bestimmten Bereich basierend auf der Zeilen- und Spaltennummer zurück. VERGLEICH sucht nach einem bestimmten Wert in einem Bereich und gibt die relative Position dieses Wertes zurück. Indem wir VERGLEICH verwenden, um die Zeilen- oder Spaltennummer für INDEX zu bestimmen, können wir Werte basierend auf Kriterien auslesen.

Grundlegende Anwendung

Nehmen wir an, wir haben eine Tabelle mit Kundendaten, in der die Spalten "Name", "Stadt" und "Umsatz" enthalten sind. Wir möchten den Umsatz eines bestimmten Kunden (z.B. "Anna Müller") auslesen. Die Tabelle befindet sich im Bereich A1:C10.

Die Formel lautet:

=INDEX(C1:C10;VERGLEICH("Anna Müller";A1:A10;0))

Erläuterung:

• INDEX(C1:C10; ...): Die INDEX-Funktion wird auf die Spalte "Umsatz" (C1:C10) angewendet. Das Ergebnis ist der Wert in der Zeile, die von der VERGLEICH-Funktion bestimmt wird.
• VERGLEICH("Anna Müller";A1:A10;0): Die VERGLEICH-Funktion sucht nach "Anna Müller" in der Spalte "Name" (A1:A10). Das "0" gibt an, dass eine exakte Übereinstimmung gesucht wird. Die Funktion gibt die Zeilennummer zurück, in der "Anna Müller" gefunden wurde.

Diese Formel gibt den Umsatz von Anna Müller aus der Tabelle zurück. Wenn "Anna Müller" nicht gefunden wird, gibt die Formel einen Fehlerwert (#NV) zurück. Es ist wichtig zu beachten, dass die Suchspalte (A1:A10) und die Ergebnispalte (C1:C10) die gleiche Anzahl an Zeilen haben müssen.

Mehrere Suchkriterien

Oftmals ist es notwendig, Werte basierend auf mehreren Kriterien auszulesen. Dies kann durch die Kombination von INDEX, VERGLEICH und weiteren logischen Funktionen (z.B. UND, ODER) erreicht werden. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von Matrixformeln.

Angenommen, wir möchten den Umsatz eines Kunden (z.B. "Anna Müller") aus einer bestimmten Stadt (z.B. "Berlin") auslesen. Wir müssen also zwei Kriterien berücksichtigen.

Die Formel lautet (als Matrixformel eingeben - mit STRG+UMSCHALT+ENTER bestätigen):

=INDEX(C1:C10;VERGLEICH(1;(A1:A10="Anna Müller")*(B1:B10="Berlin");0))

Erläuterung:

• (A1:A10="Anna Müller")*(B1:B10="Berlin"): Dieser Teil der Formel erstellt ein Array von Wahrheitswerten (WAHR oder FALSCH) für jedes Kriterium. (A1:A10="Anna Müller") gibt WAHR zurück, wenn der Name in der entsprechenden Zeile "Anna Müller" ist, andernfalls FALSCH. Ebenso gibt (B1:B10="Berlin") WAHR zurück, wenn die Stadt in der entsprechenden Zeile "Berlin" ist, andernfalls FALSCH. Durch die Multiplikation der beiden Arrays wird ein neues Array erstellt, in dem jede Position 1 ist, wenn beide Bedingungen WAHR sind, und 0, wenn eine oder beide Bedingungen FALSCH sind.
• VERGLEICH(1; ... ;0): Die VERGLEICH-Funktion sucht nach dem Wert 1 in dem resultierenden Array. Da 1 nur an den Stellen vorkommt, an denen beide Bedingungen erfüllt sind, gibt VERGLEICH die Zeilennummer zurück, in der beide Bedingungen zutreffen.
• INDEX(C1:C10; ...): Die INDEX-Funktion gibt den Umsatz aus der entsprechenden Zeile zurück.

Wichtig: Da es sich um eine Matrixformel handelt, muss sie mit STRG+UMSCHALT+ENTER bestätigt werden. Excel fügt dann automatisch geschweifte Klammern { } um die Formel hinzu.

Die SUMMEWENNS Funktion

Die Funktion SUMMEWENNS eignet sich hervorragend, um die Summe von Werten zu berechnen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Obwohl sie primär für die Summenbildung gedacht ist, kann sie auch verwendet werden, um einen einzelnen Wert auszulesen, wenn sichergestellt ist, dass nur eine Zeile die Kriterien erfüllt. In diesem Fall summiert sie lediglich den einzigen gefundenen Wert.

Anwendung

Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren, könnten wir SUMMEWENNS verwenden, um den Umsatz von Anna Müller aus Berlin zu finden:

=SUMMEWENNS(C1:C10;A1:A10;"Anna Müller";B1:B10;"Berlin")

Erläuterung:

• SUMMEWENNS(C1:C10; ...): Die SUMMEWENNS-Funktion summiert die Werte in der Spalte "Umsatz" (C1:C10), aber nur, wenn die angegebenen Kriterien erfüllt sind.
• A1:A10;"Anna Müller": Das erste Kriterium ist, dass die Spalte "Name" (A1:A10) den Wert "Anna Müller" enthalten muss.
• B1:B10;"Berlin": Das zweite Kriterium ist, dass die Spalte "Stadt" (B1:B10) den Wert "Berlin" enthalten muss.

Wenn es nur eine Zeile gibt, die sowohl "Anna Müller" im Namen als auch "Berlin" in der Stadt hat, gibt die Formel den Umsatzwert für diese Zeile zurück. Wenn es keine übereinstimmende Zeile gibt, gibt die Formel 0 zurück. Wenn es mehrere übereinstimmende Zeilen gibt, summiert die Formel die entsprechenden Umsatzwerte.

Die XVERWEIS Funktion

Die Funktion XVERWEIS (in neueren Excel-Versionen verfügbar) ist eine moderne und oft übersichtlichere Alternative zu INDEX und VERGLEICH. Sie bietet eine einfachere Syntax und integrierte Funktionen für Fehlerbehandlung.

Anwendung

Um den Umsatz von Anna Müller mit XVERWEIS zu finden, verwenden wir folgende Formel:

=XVERWEIS("Anna Müller";A1:A10;C1:C10;"Nicht gefunden";0)

Erläuterung:

• XVERWEIS("Anna Müller"; ...): Die XVERWEIS-Funktion sucht nach "Anna Müller".
• A1:A10: Der Suchbereich ist die Spalte "Name" (A1:A10).
• C1:C10: Der Rückgabebereich ist die Spalte "Umsatz" (C1:C10).
• "Nicht gefunden": Wenn "Anna Müller" nicht gefunden wird, gibt die Funktion "Nicht gefunden" zurück. Dies ist optional.
• 0: Gibt an, dass eine exakte Übereinstimmung gesucht wird.

Mehrere Kriterien mit XVERWEIS

Um mehrere Kriterien mit XVERWEIS zu kombinieren, können wir die Kriterien in einem Array zusammenfassen. Um den Umsatz von Anna Müller in Berlin mit XVERWEIS zu finden, verwenden wir:

=XVERWEIS(1,(A1:A10="Anna Müller")*(B1:B10="Berlin"),C1:C10,"Nicht gefunden")

Erläuterung:

• XVERWEIS(1, ...): XVERWEIS sucht nach dem Wert 1 im Sucharray.
• (A1:A10="Anna Müller")*(B1:B10="Berlin"): Wie bei INDEX/VERGLEICH, wird hier ein Array erstellt, das 1 enthält, wenn beide Kriterien erfüllt sind, und 0, wenn nicht.
• C1:C10: Der Rückgabebereich ist die Umsatzspalte.
• "Nicht gefunden": Der Wert, der zurückgegeben wird, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird.

Die FILTER Funktion

Die FILTER Funktion (ebenfalls in neueren Excel-Versionen verfügbar) ist ideal, um mehrere Zeilen basierend auf Kriterien auszulesen. Im Gegensatz zu den vorherigen Funktionen, die nur einen Wert zurückgeben (oder eine Summe von Werten), gibt FILTER eine ganze Tabelle (bzw. einen Bereich) zurück, die den Filterkriterien entspricht.

Anwendung

Um alle Kundendaten für Kunden aus Berlin zu filtern, verwenden wir:

=FILTER(A1:C10;B1:B10="Berlin";"Keine Ergebnisse")

Erläuterung:

• FILTER(A1:C10; ...): Die FILTER-Funktion filtert den Bereich A1:C10 (die gesamte Kundentabelle).
• B1:B10="Berlin": Das Kriterium ist, dass die Spalte "Stadt" (B1:B10) den Wert "Berlin" enthalten muss.
• "Keine Ergebnisse": Wenn keine Kunden aus Berlin gefunden werden, gibt die Funktion "Keine Ergebnisse" zurück.

Diese Formel gibt eine neue Tabelle zurück, die nur die Zeilen enthält, in denen die Stadt "Berlin" ist. Sie ist besonders nützlich, wenn man nicht nur einen Wert, sondern eine ganze Teilmenge der Daten benötigt.

Fazit

Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen, um mehrere Werte aus einer Tabelle basierend auf Kriterien auszulesen. Die Wahl der besten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen ab. INDEX und VERGLEICH bieten Flexibilität, insbesondere bei komplexen Kriterien. SUMMEWENNS ist einfach anzuwenden, wenn nur ein Wert erwartet wird. XVERWEIS ist eine moderne Alternative mit verbesserter Syntax. Und FILTER ist ideal, um ganze Tabellen basierend auf Kriterien zu extrahieren. Durch das Verständnis dieser Funktionen und ihrer Anwendungsmöglichkeiten können Excel-Nutzer ihre Datenanalysefähigkeiten deutlich verbessern und effizienter arbeiten.