Falsche Berechtigung Für Windows Search Verzeichnisse Outlook 2016

Die Indizierung durch Windows Search ist ein Eckpfeiler für effizientes Arbeiten mit Outlook 2016. Sie ermöglicht es Benutzern, E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und andere Elemente in ihren Postfächern schnell zu finden. Doch wenn die Berechtigungen für die von Windows Search verwendeten Verzeichnisse fehlerhaft konfiguriert sind, kann dies zu frustrierenden Problemen führen, die von unvollständigen Suchergebnissen bis hin zum vollständigen Ausfall der Indizierung reichen. Dieser Artikel beleuchtet die Ursachen für solche Berechtigungsprobleme, ihre Auswirkungen auf Outlook 2016 und bietet detaillierte Anleitungen zur Behebung dieser Fehler, um eine reibungslose und zuverlässige Suchfunktion zu gewährleisten.

Ursachen falscher Berechtigungen für Windows Search in Outlook 2016

Die Ursachen für falsche Berechtigungen können vielfältig sein und oft auf eine Kombination aus Systemaktualisierungen, Benutzerprofiländerungen oder manuellen Eingriffen in die Systemkonfiguration zurückzuführen sein. Zu den häufigsten Ursachen gehören:

• Systemupdates: Windows Updates können gelegentlich bestehende Berechtigungen für Systemverzeichnisse, einschließlich der von Windows Search verwendeten, überschreiben oder verändern. Dies kann dazu führen, dass der Dienst nicht mehr ordnungsgemäß auf die erforderlichen Dateien und Ordner zugreifen kann.
• Benutzerprofilkorruption: Beschädigte Benutzerprofile können dazu führen, dass die mit dem Profil verbundenen Berechtigungen fehlerhaft sind. Da Windows Search im Kontext des Benutzerprofils ausgeführt wird, können Berechtigungsprobleme innerhalb des Profils direkt die Suchfunktion beeinträchtigen.
• Manuelle Berechtigungsänderungen: Administratoren oder Benutzer, die versuchen, Berechtigungen manuell zu konfigurieren, können unbeabsichtigt falsche Einstellungen vornehmen, die den Zugriff von Windows Search auf wichtige Verzeichnisse einschränken.
• Softwarekonflikte: Die Installation oder Deinstallation bestimmter Software kann in seltenen Fällen zu Konflikten mit den Berechtigungen für Windows Search-Verzeichnisse führen.
• Antivirensoftware: Einige Antivirenprogramme können fälschlicherweise den Zugriff von Windows Search auf bestimmte Dateien oder Ordner blockieren, was zu Indizierungsproblemen führt.

Auswirkungen falscher Berechtigungen auf Outlook 2016

Die Auswirkungen falscher Berechtigungen auf Windows Search in Outlook 2016 können sich auf verschiedene Weise äußern:

• Unvollständige Suchergebnisse: Benutzer erhalten möglicherweise nur unvollständige Suchergebnisse, da Windows Search nicht in der Lage ist, alle relevanten Daten zu indizieren.
• Fehlende Suchergebnisse: In extremen Fällen kann die Suche komplett versagen, sodass Benutzer überhaupt keine Ergebnisse erhalten, selbst wenn die gesuchten Elemente definitiv in ihrem Postfach vorhanden sind.
• Hohe CPU-Auslastung: Windows Search versucht möglicherweise kontinuierlich, auf Verzeichnisse zuzugreifen, für die keine ausreichenden Berechtigungen vorhanden sind, was zu einer hohen CPU-Auslastung und einer Verlangsamung des Systems führen kann.
• Fehlermeldungen: Outlook oder Windows Search können Fehlermeldungen anzeigen, die auf Berechtigungsprobleme hinweisen.
• Verzögerte Indizierung: Die Indizierung von neuen E-Mails und anderen Elementen kann sich erheblich verzögern, was die Aktualität der Suchergebnisse beeinträchtigt.

Behebung falscher Berechtigungen für Windows Search in Outlook 2016

Die Behebung falscher Berechtigungen erfordert eine systematische Vorgehensweise, die in der Regel die Überprüfung und gegebenenfalls die Korrektur der Berechtigungen für die relevanten Verzeichnisse umfasst. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können:

1. Überprüfung der Berechtigungen für den Windows Search-Index-Ordner

Der Windows Search-Index-Ordner speichert die indexierten Daten. Die korrekten Berechtigungen für diesen Ordner sind entscheidend für eine funktionierende Suche. Der Standardspeicherort dieses Ordners ist:

C:\ProgramData\Microsoft\Search\Data\Applications\Windows

Um die Berechtigungen zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum oben genannten Pfad im Windows Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Windows" und wählen Sie "Eigenschaften".
3. Wechseln Sie zum Reiter "Sicherheit".
4. Überprüfen Sie, ob Ihr Benutzerkonto und das SYSTEM-Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Idealerweise sollten beide Konten mindestens über die Berechtigungen "Lesen & Ausführen", "Ordnerinhalt anzeigen", "Lesen" und "Schreiben" verfügen.
5. Sollten Berechtigungen fehlen, klicken Sie auf "Bearbeiten", um die Berechtigungen anzupassen. Fügen Sie gegebenenfalls Ihr Benutzerkonto und das SYSTEM-Konto hinzu und weisen Sie ihnen die genannten Berechtigungen zu. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option "Vererbung von übergeordneten Objekten übernehmen" aktivieren, falls diese nicht bereits aktiviert ist.

2. Überprüfung der Berechtigungen für den Outlook-Datendatei-Ordner (PST/OST)

Windows Search muss auch Zugriff auf die Outlook-Datendateien (PST oder OST) haben, um die darin enthaltenen Daten zu indizieren. Der Speicherort dieser Dateien hängt von Ihrer Outlook-Konfiguration ab, befindet sich aber in der Regel in einem der folgenden Ordner:

C:\Benutzer\[Ihr Benutzername]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
C:\Benutzer\[Ihr Benutzername]\Dokumente\Outlook-Dateien

Wiederholen Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt, um die Berechtigungen für den Ordner zu überprüfen, der Ihre Outlook-Datendateien enthält. Stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzerkonto und das SYSTEM-Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

3. Neustart des Windows Search-Dienstes

Nachdem Sie die Berechtigungen korrigiert haben, ist es ratsam, den Windows Search-Dienst neu zu starten, um die Änderungen zu übernehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Drücken Sie die Windows-Taste + R, um das Dialogfeld "Ausführen" zu öffnen.
2. Geben Sie "services.msc" ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Suchen Sie in der Liste der Dienste nach "Windows Search".
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Windows Search" und wählen Sie "Neu starten".

4. Neuaufbau des Suchindex

Wenn die Probleme weiterhin bestehen, kann es erforderlich sein, den Suchindex neu aufzubauen. Dies löscht den bestehenden Index und erstellt ihn von Grund auf neu. Dies kann einige Zeit dauern, stellt aber sicher, dass der Index korrekt und vollständig ist.

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung.
2. Geben Sie im Suchfeld "Indizierungsoptionen" ein und wählen Sie "Indizierungsoptionen" aus den Suchergebnissen.
3. Klicken Sie im Fenster "Indizierungsoptionen" auf "Erweitert".
4. Klicken Sie im Reiter "Problembehandlung" auf "Neu erstellen".
5. Bestätigen Sie die Aktion mit "OK".

Der Neuaufbau des Index kann einige Stunden dauern. Während dieser Zeit kann die Suchfunktion in Outlook möglicherweise eingeschränkt sein.

5. Überprüfung der Antivirensoftware

Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Antivirensoftware, um sicherzustellen, dass sie Windows Search nicht blockiert. Fügen Sie gegebenenfalls die Windows Search-Verzeichnisse und Outlook-Datendateien zur Liste der Ausnahmen in Ihrer Antivirensoftware hinzu.

6. Problembehandlung mit dem Indexer-Problembehandlung

Windows bietet eine integrierte Problembehandlung für Such- und Indizierungsprobleme. Sie kann automatisch einige häufige Probleme erkennen und beheben.

1. Öffnen Sie die Einstellungen-App (Windows-Taste + I).
2. Klicken Sie auf "Update und Sicherheit".
3. Klicken Sie auf "Problembehandlung".
4. Wählen Sie "Suchen und Indizieren" aus der Liste der Problembehandlungen.
5. Klicken Sie auf "Problembehandlung ausführen" und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Fazit

Falsche Berechtigungen für Windows Search-Verzeichnisse können erhebliche Auswirkungen auf die Benutzererfahrung mit Outlook 2016 haben. Durch die systematische Überprüfung und Korrektur der Berechtigungen, das Neustarten des Windows Search-Dienstes und gegebenenfalls den Neuaufbau des Suchindex lassen sich diese Probleme in den meisten Fällen beheben. Es ist wichtig, die Ursachen für Berechtigungsprobleme zu verstehen und die oben genannten Schritte sorgfältig zu befolgen, um eine reibungslose und zuverlässige Suchfunktion in Outlook 2016 zu gewährleisten. Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen und die Aufmerksamkeit auf verdächtige Systemmeldungen können zukünftige Probleme verhindern und die Produktivität im Umgang mit Outlook 2016 langfristig sicherstellen. Wenn die oben genannten Schritte das Problem nicht beheben, kann es erforderlich sein, sich an einen erfahrenen IT-Experten zu wenden, der über spezielle Kenntnisse zur Fehlerbehebung in Windows Search und Outlook verfügt. Die Beherrschung dieser Techniken ist unerlässlich für jeden, der für die reibungslose Funktion von Outlook 2016 in einer Unternehmensumgebung verantwortlich ist.