Neuer Arbeitgeber Will Einsicht In Personalakte öffentlicher Dienst

Der Wechsel von einer Anstellung im öffentlichen Dienst zu einem neuen Arbeitgeber, sei es wiederum im öffentlichen Sektor oder in der Privatwirtschaft, wirft häufig komplexe Fragen hinsichtlich der Weitergabe von Informationen aus der Personalakte auf. Diese Akte, ein detailliertes Abbild des beruflichen Werdegangs und der Leistungsbeurteilung, ist naturgemäß von großem Interesse für den neuen Arbeitgeber. Doch welche Informationen dürfen tatsächlich weitergegeben werden, welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten und welche Auswirkungen hat dies auf den Arbeitnehmer?

Die Personalakte im öffentlichen Dienst: Ein Überblick

Die Personalakte im öffentlichen Dienst ist mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten. Sie ist ein umfassendes Instrument zur Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Führung unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, die in den jeweiligen Personalaktenverordnungen der Länder und im Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) geregelt sind. Im Wesentlichen enthält die Personalakte folgende Informationen:

Personenbezogene Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Familienstand.
Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen.
Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Beförderungsurkunden, Versetzungsbescheide.
Leistungsbeurteilungen: Regelmäßige Beurteilungen der Arbeitsleistung und des Verhaltens.
Disziplinarmaßnahmen: Verwarnungen, Geldbußen, Kündigungen (sofern zutreffend).
Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen: Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate.
Sonstige Unterlagen: Z.B. Krankmeldungen, Anträge auf Elternzeit.

Die Akteneinsicht ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von Bedeutung. Der Arbeitgeber benötigt die Informationen, um Personalentscheidungen treffen zu können, während der Arbeitnehmer das Recht hat, seine Akte einzusehen und gegebenenfalls Korrekturen zu verlangen. Dieses Recht ist im BPersVG und in den Landespersonalvertretungsgesetzen verankert.

Die Weitergabe von Informationen an den neuen Arbeitgeber: Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Weitergabe von Informationen aus der Personalakte an einen neuen Arbeitgeber ist nicht uneingeschränkt möglich. Grundsätzlich gilt das Prinzip der Datensparsamkeit und der Zweckbindung. Das bedeutet, dass nur solche Informationen weitergegeben werden dürfen, die für die Erfüllung des neuen Arbeitsverhältnisses unbedingt erforderlich sind und die der Arbeitnehmer ausdrücklich oder stillschweigend genehmigt hat. Die Rechtsgrundlage hierfür bildet das Datenschutzrecht, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die einschlägigen Landesdatenschutzgesetze.

Eine Weitergabe ohne Einwilligung des Arbeitnehmers ist nur in Ausnahmefällen zulässig, beispielsweise wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse des alten oder neuen Arbeitgebers vorliegt. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn es um die Aufklärung von Straftaten oder die Abwehr von Gefahren geht. Auch hier müssen jedoch die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit beachtet werden.

Konkret bedeutet dies:

Keine Weitergabe von vollständigen Personalakten: Die Weitergabe der gesamten Personalakte ist in der Regel unzulässig. Stattdessen müssen die relevanten Informationen herausgefiltert und dem neuen Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.
Einwilligung des Arbeitnehmers: In den meisten Fällen ist die Einwilligung des Arbeitnehmers erforderlich, bevor Informationen weitergegeben werden dürfen. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Der Arbeitnehmer muss wissen, welche Informationen weitergegeben werden sollen und zu welchem Zweck.
Anonymisierung oder Pseudonymisierung: Wenn möglich, sollten die Informationen anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um die Identität des Arbeitnehmers zu schützen.
Berücksichtigung des Persönlichkeitsrechts: Die Weitergabe von Informationen, die das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzen könnten, ist unzulässig. Dies gilt insbesondere für Informationen über Krankheiten, religiöse Überzeugungen oder sexuelle Orientierung.

Welche Informationen sind relevant für den neuen Arbeitgeber?

Die Frage, welche Informationen für den neuen Arbeitgeber relevant sind, hängt stark von der Art der Tätigkeit und den Anforderungen des neuen Arbeitsplatzes ab. In der Regel interessieren sich neue Arbeitgeber für folgende Aspekte:

Qualifikation und Berufserfahrung: Nachweise über Aus- und Weiterbildungen, Berufserfahrung und spezielle Kenntnisse.
Leistungsbeurteilungen: Beurteilungen der Arbeitsleistung und des Verhaltens, insbesondere wenn sie relevante Hinweise auf die Eignung für die neue Position enthalten. Hierbei ist zu beachten, dass ältere Beurteilungen, die keinen Bezug mehr zur aktuellen Tätigkeit haben, in der Regel nicht weitergegeben werden dürfen.
Fehlzeiten: Informationen über Fehlzeiten können relevant sein, insbesondere wenn sie häufig oder unregelmäßig auftreten. Allerdings ist die Weitergabe von detaillierten Informationen über Krankheitsursachen in der Regel unzulässig.
Disziplinarmaßnahmen: Informationen über Disziplinarmaßnahmen können relevant sein, wenn sie die Eignung des Arbeitnehmers für die neue Position beeinträchtigen. Allerdings ist die Weitergabe von Informationen über ältere oder unerhebliche Disziplinarmaßnahmen in der Regel unzulässig.

Es ist wichtig zu betonen, dass der neue Arbeitgeber kein Recht hat, sämtliche Informationen aus der Personalakte des Arbeitnehmers zu erhalten. Er hat lediglich ein Recht auf Informationen, die für die Ausübung der neuen Tätigkeit erforderlich sind. Die Entscheidung, welche Informationen weitergegeben werden, obliegt letztendlich dem alten Arbeitgeber, der dabei die Interessen des Arbeitnehmers und die geltenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen muss.

Die Rolle des Personalrats

Der Personalrat hat eine wichtige Rolle bei der Weitergabe von Informationen aus der Personalakte. Gemäß § 79 BPersVG hat der Personalrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einsicht in Personalakten und der Weitergabe von Informationen an Dritte. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den Personalrat informieren und dessen Zustimmung einholen muss, bevor er Informationen aus der Personalakte weitergibt. Der Personalrat hat die Aufgabe, die Interessen der Beschäftigten zu vertreten und sicherzustellen, dass die Weitergabe von Informationen rechtmäßig und angemessen erfolgt.

Der Personalrat kann beispielsweise:

Prüfen, ob die Weitergabe von Informationen rechtmäßig ist.
Sicherstellen, dass der Arbeitnehmer über die Weitergabe von Informationen informiert wird.
Einwirken, dass nur die relevanten Informationen weitergegeben werden.
Die Weitergabe von Informationen verweigern, wenn sie unzulässig ist.

Was können Arbeitnehmer tun?

Arbeitnehmer, die von einem Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber betroffen sind, sollten sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Akteneinsicht beantragen: Sie haben das Recht, Ihre Personalakte einzusehen und sich einen Überblick über die darin enthaltenen Informationen zu verschaffen.
Informationen korrigieren oder ergänzen: Wenn Sie Fehler oder unvollständige Informationen in Ihrer Personalakte entdecken, können Sie deren Korrektur oder Ergänzung verlangen.
Einwilligung verweigern: Sie können die Weitergabe von Informationen an den neuen Arbeitgeber verweigern, wenn Sie der Meinung sind, dass diese unzulässig ist.
Rechtlichen Rat einholen: Wenn Sie unsicher sind, ob die Weitergabe von Informationen rechtmäßig ist, können Sie sich rechtlichen Rat einholen, beispielsweise bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder einer Gewerkschaft.
Gespräch mit dem Personalrat suchen: Der Personalrat kann Ihnen bei Fragen rund um die Weitergabe von Informationen aus der Personalakte behilflich sein.

Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Personalakte ein sensibles Dokument ist, das persönliche Daten enthält. Der Schutz dieser Daten ist von großer Bedeutung. Arbeitnehmer sollten ihre Rechte kennen und diese aktiv wahrnehmen, um sicherzustellen, dass ihre Daten nicht unrechtmäßig weitergegeben werden.

Fazit

Die Weitergabe von Informationen aus der Personalakte an einen neuen Arbeitgeber ist ein komplexes Thema, das sowohl rechtliche als auch ethische Fragen aufwirft. Grundsätzlich gilt, dass die Weitergabe nur in eng begrenzten Fällen und unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen zulässig ist. Arbeitnehmer haben das Recht, ihre Akte einzusehen, Informationen zu korrigieren und die Weitergabe von Informationen zu verweigern. Der Personalrat spielt eine wichtige Rolle bei der Überwachung der Rechtmäßigkeit der Weitergabe. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass die eigenen Rechte gewahrt werden.