Steuerfreie Verpflegungszuschüsse Bei Auswärtstätigkeit Wo Eintragen 2021

Die steuerfreie Gewährung von Verpflegungszuschüssen bei Auswärtstätigkeiten stellt ein komplexes Thema im deutschen Steuerrecht dar. Für das Jahr 2021, und auch weiterhin, sind bestimmte Voraussetzungen und Höchstgrenzen zu beachten, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten. Dieser Artikel widmet sich der Frage, wie Sie diese Zuschüsse korrekt in Ihrer Steuererklärung eintragen und beleuchtet die zugrunde liegenden Prinzipien sowie Fallstricke.

Grundlagen der steuerfreien Verpflegungszuschüsse

Zunächst ist es wichtig, den Begriff der Auswärtstätigkeit klar zu definieren. Es handelt sich dabei um eine vorübergehende berufliche Tätigkeit außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte. Entscheidend ist, dass Sie nicht dauerhaft an diesem Ort eingesetzt sind. Die Verpflegungszuschüsse sind als Ausgleich für die höheren Kosten gedacht, die Ihnen durch die Verpflegung außerhalb Ihrer gewohnten Umgebung entstehen.

Die Steuerfreiheit der Verpflegungszuschüsse ist im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4a EStG) geregelt. Es handelt sich um sogenannte Pauschalen, das heißt, es werden feste Beträge pro Tag bzw. pro Abwesenheitsdauer gewährt. Die tatsächlichen Verpflegungskosten spielen dabei keine Rolle, solange die Pauschalen nicht überschritten werden.

Für das Jahr 2021 galten folgende Pauschalen:

• 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.
• 28 Euro für eine Abwesenheit von 24 Stunden (ganztägige Abwesenheit).
• Bei An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit jeweils 14 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen.

Es ist essentiell zu verstehen, dass diese Pauschalen nicht gewährt werden können, wenn Ihnen vom Arbeitgeber oder von Dritten Mahlzeiten gestellt werden. Werden Ihnen beispielsweise ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, müssen die Pauschalen entsprechend gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt nach festen Prozentsätzen:

• 20 Prozent für ein Frühstück.
• 40 Prozent für ein Mittagessen.
• 40 Prozent für ein Abendessen.

Diese Prozentsätze beziehen sich auf die volle Tagespauschale von 28 Euro. Das bedeutet, dass ein kostenloses Frühstück die Tagespauschale um 5,60 Euro (20% von 28 Euro) reduziert, ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 11,20 Euro (40% von 28 Euro).

Wo werden die Verpflegungszuschüsse in der Steuererklärung eingetragen?

Die Eintragung der Verpflegungszuschüsse in der Steuererklärung erfolgt in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Hier sind die relevanten Zeilen:

• Zeile 46-48: Hier tragen Sie die tatsächlich angefallenen Reisekosten ein, zu denen auch die Verpflegungsmehraufwendungen gehören. Tragen Sie hier die Summe der Verpflegungspauschalen ein, die Sie geltend machen wollen. Es ist wichtig, dass Sie die Anzahl der Tage mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, die Anzahl der ganztägigen Abwesenheiten und die Anzahl der An- und Abreisetage separat dokumentieren und bei Bedarf nachweisen können.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann Ihnen steuerfreie Verpflegungszuschüsse gewähren. Diese sind dann bereits in Ihrer Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt und müssen nicht mehr gesondert in der Steuererklärung angegeben werden. Sollte Ihr Arbeitgeber Ihnen keine oder nicht ausreichend Verpflegungszuschüsse gezahlt haben, können Sie die Differenz als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Dokumentation und Nachweispflicht

Die korrekte Dokumentation Ihrer Auswärtstätigkeiten ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten folgende Informationen festhalten:

• Datum der Reise
• Ziel der Reise
• Dauer der Abwesenheit (genaue Uhrzeiten)
• Zweck der Reise
• Ob und welche Mahlzeiten Ihnen vom Arbeitgeber oder von Dritten gestellt wurden

Diese Informationen können Sie beispielsweise in einem Reisekostenformular oder einer ähnlichen Dokumentation festhalten. Bewahren Sie diese Unterlagen sorgfältig auf, da das Finanzamt im Rahmen einer Steuerprüfung Nachweise verlangen kann. Belege für die tatsächlichen Verpflegungskosten müssen Sie in der Regel nicht vorlegen, da es sich um Pauschalen handelt. Dennoch ist es ratsam, bei größeren Auswärtstätigkeiten Rechnungen von Restaurants oder Imbissen aufzubewahren, um im Zweifelsfall Ihre Angaben belegen zu können.

Sonderfälle und Fallstricke

Es gibt einige Sonderfälle, die bei der Geltendmachung von Verpflegungszuschüssen zu beachten sind:

• Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die über das Wochenende andauern, gelten die Pauschalen auch für die Wochenendtage, sofern Sie sich weiterhin aus beruflichen Gründen am auswärtigen Tätigkeitsort aufhalten.
• Fahrtätigkeiten: Für Berufskraftfahrer und andere Personen mit überwiegend Fahrtätigkeiten gelten spezielle Regelungen. Hier kann es sinnvoll sein, sich individuell beraten zu lassen.
• Auslandstätigkeiten: Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten abweichende Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht werden. Diese Pauschalen sind in der Regel höher als die inländischen Pauschalen.
• Dienstreisen mit Übernachtung: Die Kosten für die Übernachtung können Sie zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. Bewahren Sie die Hotelrechnungen sorgfältig auf.

Ein häufiger Fehler ist die falsche Berechnung der Abwesenheitsdauer. Achten Sie darauf, die tatsächliche Abwesenheitsdauer von Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte korrekt zu ermitteln. Auch die Nichtbeachtung der Kürzungsvorschriften bei gestellten Mahlzeiten führt häufig zu Fehlern. Seien Sie hier besonders sorgfältig, um unnötige Nachfragen des Finanzamtes zu vermeiden.

Es ist ratsam, sich bei Unklarheiten oder komplexen Sachverhalten von einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein beraten zu lassen. Diese können Ihnen helfen, Ihre Steuererklärung korrekt auszufüllen und alle steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen.

Fazit

Die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit sind eine wichtige Möglichkeit, um die berufsbedingten Mehraufwendungen zu kompensieren. Die korrekte Erfassung und Dokumentation der Auswärtstätigkeiten sowie die Beachtung der geltenden Pauschalen und Kürzungsvorschriften sind jedoch essentiell, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten. Die sorgfältige Eintragung in der Anlage N der Steuererklärung, unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren, ermöglicht es Ihnen, Ihre Steuerlast zu senken und Ihre Rechte als Steuerzahler wahrzunehmen. Ein fundiertes Verständnis der rechtlichen Grundlagen und die konsequente Anwendung dieser Prinzipien sind der Schlüssel zum Erfolg.