Unterschiede Aufbau Und Ablauforganisation
Stellt euch vor, ihr plant eine riesige Geburtstagsparty für eure Oma Erna. Sie wird 80, und die ganze Familie soll kommen. Das ist super aufregend, aber auch ein bisschen… chaotisch, oder?
Genau wie bei Oma Ernas Party gibt es auch in Unternehmen zwei wichtige Arten, wie man die Dinge organisiert: die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation. Klingt kompliziert, ist es aber gar nicht, versprochen!
Die Aufbauorganisation: Wer macht was?
Die Aufbauorganisation ist quasi der Stammbaum der Party. Wer ist für was zuständig? Tante Hildegard kümmert sich um die Torte, Onkel Jürgen um die Getränke, und du selbst bist der DJ, der für die passende Musik sorgt. Jede*r hat seine Aufgabe, und das Ganze ist irgendwie hierarchisch geordnet. Tante Hildegard ist die "Torten-Chefin", Onkel Jürgen der "Getränke-Manager", und du bist der "Musik-Beauftragte".
Im Unternehmen ist das ganz ähnlich. Die Aufbauorganisation zeigt, wer wem unterstellt ist und welche Abteilungen es gibt. Das Organigramm ist das Paradebeispiel dafür! Es ist wie ein großes Familienfoto, das zeigt, wer wo steht und wie die Beziehungen sind. Da gibt es den Chef, die Abteilungsleiter, die Mitarbeiter… Jeder hat seinen Platz und seine Rolle.
"Die Aufbauorganisation ist das Skelett des Unternehmens", sagte mal ein weiser Professor. Klingt gruselig, aber stimmt irgendwie!
Ein witziges Beispiel: Stellt euch vor, die Aufbauorganisation ist so starr wie Onkel Herbert, der immer nur über Gartenzwerge redet. Wenn dann plötzlich ein Problem auftaucht, das nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, schiebt er es einfach weiter. "Nicht mein Gartenzwerg!", würde er sagen. Das kann natürlich zu Verzögerungen und Frustration führen.
Die Abteilungen: Das Herzstück der Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation besteht oft aus verschiedenen Abteilungen. Das sind wie die verschiedenen Zimmer im Haus von Oma Erna. Das Wohnzimmer ist für die Geschenke, die Küche für das Essen und der Garten für die Spiele. Jede Abteilung hat ihre Spezialität und trägt zum großen Ganzen bei.
Es gibt die Marketingabteilung, die versucht, neue "Gäste" (Kunden) anzulocken, die Vertriebsabteilung, die die "Geschenke" (Produkte) verkauft, und die Produktionsabteilung, die die "Torte" (Produkte) backt. Und natürlich gibt es die Personalabteilung, die dafür sorgt, dass alle "Familienmitglieder" (Mitarbeiter) glücklich sind und ihre Arbeit gut machen.
Die Ablauforganisation: Wie läuft die Party ab?
Die Ablauforganisation ist der Drehbuch für Oma Ernas Party. Wie werden die Gäste begrüßt? Wann gibt es Kaffee und Kuchen? Wer hält die Rede? Wann wird getanzt? Es geht um den Ablauf der Ereignisse und wie die verschiedenen Aufgaben ineinandergreifen.
Im Unternehmen beschreibt die Ablauforganisation, wie die Arbeitsprozesse ablaufen. Vom Eingang der Bestellung bis zum Versand des Produkts – alles ist genau festgelegt. Wer macht was wann und in welcher Reihenfolge? Das Ziel ist, dass alles reibungslos funktioniert und die Kunden zufrieden sind.
"Die Ablauforganisation ist das Blut, das durch die Adern des Unternehmens fließt", behauptete ein anderer Professor. Noch gruseliger, aber auch hier ist was dran!
Stellt euch vor, die Ablauforganisation ist so kompliziert wie Oma Ernas selbstgebackene Schwarzwälder Kirschtorte. Jeder Schritt muss genau befolgt werden, sonst geht alles schief. Wenn dann aber doch etwas schiefgeht (z.B. Tante Hildegard vergisst die Kirschen), muss man improvisieren und flexibel sein.
Der perfekte Ablauf: Das Zusammenspiel von Aufbau und Ablauf
Die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation sind wie zwei Zahnräder, die ineinandergreifen müssen. Wenn die Aufbauorganisation chaotisch ist (niemand weiß, wer für was zuständig ist) und die Ablauforganisation unklar ist (niemand weiß, wie die Arbeitsprozesse ablaufen), dann wird die Party ein Desaster. Und auch das Unternehmen wird nicht erfolgreich sein.
Wenn aber die Aufbauorganisation klar strukturiert ist und die Ablauforganisation gut durchdacht ist, dann kann die Party (oder das Unternehmen) ein voller Erfolg werden. Dann können Oma Erna und die Kunden zufrieden sein.
Also, das nächste Mal, wenn ihr auf einer Party seid oder euch über ein Unternehmen ärgert, denkt daran: Dahinter steckt eine Organisation – oder eben das Fehlen davon. Und manchmal ist es zum Lachen, manchmal zum Weinen, aber immer interessant!
Und noch ein Tipp: Fragt Oma Erna, wie sie ihre Partys organisiert. Vielleicht könnt ihr noch was lernen! Denn die besten Organisatoren sind oft die, die am wenigsten darüber reden.
