Wie Muss Ein Brief Aussehen

Ein Brief in Deutschland folgt bestimmten formalen Richtlinien. Unabhängig davon, ob es sich um einen privaten Brief, eine formelle Korrespondenz mit einer Behörde oder ein Bewerbungsschreiben handelt, die Einhaltung dieser Standards gewährleistet Professionalität und erleichtert die Bearbeitung. Dieser Artikel erläutert die wesentlichen Elemente und die korrekte Formatierung eines deutschen Briefes.

Bestandteile eines deutschen Briefes

Ein vollständiger Brief besteht aus mehreren Schlüsselkomponenten, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind.

Absender (Absenderadresse)

Die Absenderadresse gehört in die obere linke Ecke des Briefes. Sie umfasst:

• Vor- und Nachname
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort

Im Falle einer Firma oder Organisation, wird der Firmenname an erster Stelle genannt. Die Adresse sollte vollständig und korrekt sein, damit der Empfänger antworten kann.

Empfängeradresse

Die Empfängeradresse wird unterhalb der Absenderadresse, auf der rechten Seite des Briefes platziert. Sie enthält die gleichen Informationen wie die Absenderadresse, aber für den Empfänger:

• Vor- und Nachname
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort

Bei formellen Schreiben an eine Behörde oder Firma ist es wichtig, den korrekten Ansprechpartner oder die Abteilung zu nennen, falls bekannt. Schreibe "z.Hd." (zu Händen) vor dem Namen des Ansprechpartners.

Datum

Das Datum wird unterhalb der Empfängeradresse auf der rechten Seite platziert. Es gibt zwei gängige Formate:

• Numerisch: TT.MM.JJJJ (z.B. 05.03.2024)
• Alphabetisch: Ort, den TT. Monat JJJJ (z.B. Berlin, den 5. März 2024)

Die alphabetische Schreibweise wirkt formeller und wird oft in wichtigen Schreiben bevorzugt. Die numerische Schreibweise ist jedoch auch akzeptabel. Wichtig ist, dass das Jahr vollständig angegeben wird (vier Ziffern).

Betreffzeile

Die Betreffzeile wird unterhalb des Datums platziert und beginnt in der Regel linksbündig. Sie fasst den Inhalt des Briefes kurz und präzise zusammen. Beginne die Betreffzeile mit "Betreff:" oder einfach nur "Betreff". Fettgedruckte Schrift erhöht die Lesbarkeit. Beispiel:

Betreff: Bewerbung als Softwareentwickler

oder

Betreff: Antrag auf Wohngeld

Anrede

Die Anrede folgt der Betreffzeile. Sie ist abhängig von dem Verhältnis zum Empfänger.

• Formell: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],
• Halbformell: Guten Tag Herr/Frau [Nachname],
• Informell: Liebe/r [Vorname], / Hallo [Vorname],

Die Wahl der Anrede ist entscheidend für den Ton des Briefes. Bei unbekannten Personen oder in formellen Situationen ist die Anrede "Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]," die korrekte Wahl. Wenn du den Namen des Ansprechpartners nicht kennst, kannst du "Sehr geehrte Damen und Herren," verwenden. Beachte das Komma nach der Anrede, nach dem es klein weitergeht.

Brieftext

Der Brieftext ist der Hauptteil des Briefes, in dem du dein Anliegen darlegst. Achte auf einen klaren und verständlichen Schreibstil. Verwende kurze Sätze und vermeide unnötige Fachbegriffe. Der Brieftext sollte logisch aufgebaut sein und eine klare Struktur aufweisen. Teile den Text in Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Beginne jeden Absatz mit einer Leerzeile. Achte auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung.

Grußformel

Die Grußformel beendet den Brief. Die Wahl der Grußformel hängt vom Grad der Formalität ab.

• Formell: Mit freundlichen Grüßen,
• Halbformell: Freundliche Grüße,
• Informell: Liebe Grüße, / Viele Grüße,

Nach der Grußformel setzt du ein Komma. Die Grußformel sollte zur Anrede passen. Wenn du mit "Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]," begonnen hast, ist "Mit freundlichen Grüßen," die passende Wahl.

Unterschrift

Die Unterschrift wird unterhalb der Grußformel platziert. Sie sollte handschriftlich erfolgen, am besten mit einem blauen oder schwarzen Stift. Bei elektronischen Briefen kann eine eingescannte oder digitale Unterschrift verwendet werden. Die Unterschrift bestätigt die Echtheit des Briefes.

Anlagenverzeichnis (optional)

Wenn du dem Brief Anlagen beifügst, solltest du diese unterhalb der Unterschrift in einem Anlagenverzeichnis auflisten. Beginne mit dem Wort "Anlagen:" oder einfach "Anlagen". Liste dann alle Anlagen auf, z.B.:

Anlagen:

• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Motivationsschreiben

Formatierung

Die Formatierung eines deutschen Briefes folgt bestimmten Konventionen, die für ein professionelles Erscheinungsbild sorgen.

Papierformat

Das Standardpapierformat für Briefe in Deutschland ist DIN A4 (210 x 297 mm).

Schriftart und Schriftgröße

Gängige Schriftarten sind Arial, Times New Roman oder Calibri. Die Schriftgröße sollte 11 oder 12 Punkt betragen.

Seitenränder

Die Seitenränder sollten wie folgt eingestellt sein:

• Oberer Rand: 2 cm
• Unterer Rand: 2 cm
• Linker Rand: 2,5 cm
• Rechter Rand: 2 cm

Zeilenabstand

Der Zeilenabstand sollte 1 bis 1,15 betragen. Nach jedem Absatz wird eine Leerzeile eingefügt.

Blocksatz vs. Flattersatz

In Deutschland ist sowohl Blocksatz als auch Flattersatz üblich. Blocksatz sorgt für ein ruhigeres Schriftbild, kann aber bei langen Wörtern zu unschönen Lücken führen. Flattersatz ist lesefreundlicher, da die Zeilen unterschiedlich lang sind. Die Wahl liegt im Ermessen des Absenders.

Besondere Hinweise

• DIN 5008: Diese Norm legt die formalen Richtlinien für Geschäftsbriefe fest. Obwohl sie nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, orientieren sich viele Unternehmen und Behörden daran.
• E-Mail-Briefe: Auch für E-Mail-Briefe gelten ähnliche formale Regeln, zumindest was Anrede, Grußformel und Betreffzeile betrifft. Die Absenderadresse kann hier im E-Mail-Programm hinterlegt werden.
• Sprache: Achte auf eine korrekte und höfliche Sprache. Vermeide umgangssprachliche Ausdrücke und Abkürzungen, besonders in formellen Briefen.
• Korrektheit: Überprüfe den Brief vor dem Absenden sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreier Brief hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Zusammenfassung

Ein gut formatierter Brief ist ein Zeichen von Respekt und Professionalität. Durch die Einhaltung der genannten Richtlinien stellst du sicher, dass dein Brief in Deutschland den Erwartungen entspricht und dein Anliegen ernst genommen wird. Ob formell oder informell, die Klarheit und Korrektheit deiner Korrespondenz sind entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation.