Wie Schreibt Man Ein Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief, ein vermeintlich simples Format, birgt eine eigene Kunstform in sich. Er ist weit mehr als nur eine bloße Mitteilung; er ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens, ein Zeugnis von Professionalität und Sorgfalt, das im besten Fall eine nachhaltige Wirkung erzielt. Die Beherrschung seiner formalen und inhaltlichen Nuancen ist daher essentiell, um im Geschäftsleben erfolgreich zu kommunizieren.

Die Anatomie des Geschäftsbriefes: Ein formaler Exkurs

Die DIN 5008 Norm, im deutschsprachigen Raum als de facto Standard anerkannt, legt die formalen Richtlinien für Geschäftsbriefe fest. Sich an diese zu halten, demonstriert nicht nur Respekt vor dem Empfänger, sondern gewährleistet auch eine effiziente Verarbeitung des Schreibens. Betrachten wir die einzelnen Elemente genauer:

Absenderangaben: Die Selbstvorstellung

Der Absender, idealerweise in der Kopfzeile platziert, enthält den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform (GmbH, AG, etc.), die vollständige Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Website. Auch die Namen der vertretungsberechtigten Personen (Geschäftsführer, Vorstände) können hier aufgeführt werden. Präzision und Vollständigkeit sind hier von größter Bedeutung, um dem Empfänger eine einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Empfängerangaben: Die korrekte Adressierung

Die Empfängeradresse muss absolut korrekt sein, um eine reibungslose Zustellung zu gewährleisten. Achten Sie auf die exakte Schreibweise des Firmennamens, die korrekte Anrede (z.B. "Herrn", "Frau") und den vollständigen Namen der Ansprechperson, falls bekannt. Die korrekte Postleitzahl ist ebenso unerlässlich. Bei internationalen Briefen ist die Angabe des Landes in Großbuchstaben auf der letzten Zeile der Adresse erforderlich.

Datum: Die zeitliche Einordnung

Das Datum wird in der Regel rechtsbündig platziert und gibt Aufschluss über den Zeitpunkt der Verfassung des Briefes. Es kann entweder numerisch (z.B. 2024-10-27) oder alphanumerisch (z.B. 27. Oktober 2024) angegeben werden. Die alphanumerische Schreibweise wirkt oft formeller und eleganter.

Betreffzeile: Die inhaltliche Zusammenfassung

Die Betreffzeile dient der prägnanten Zusammenfassung des Briefinhalts. Sie sollte kurz, präzise und informativ sein. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie "Betreff:" oder "Ihr Schreiben vom…". Eine konkrete Betreffzeile erleichtert dem Empfänger die Zuordnung und Priorisierung des Briefes.

Anrede: Der persönliche Kontakt

Die Anrede stellt den ersten persönlichen Kontakt zum Empfänger her. Ist der Name der Ansprechperson bekannt, verwenden Sie die formelle Anrede "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],". Ist der Name unbekannt, kann die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren," verwendet werden. In manchen Branchen oder bei bereits bestehender, informellerer Geschäftsbeziehung kann auch die Anrede "Guten Tag Frau/Herr [Nachname]," angemessen sein.

Textkörper: Die Kernbotschaft

Der Textkörper enthält die eigentliche Botschaft des Briefes. Hier ist es entscheidend, klar, präzise und verständlich zu formulieren. Achten Sie auf eine logische Strukturierung des Textes in Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze und verwenden Sie eine aktive Sprache. Die Kernbotschaft sollte im ersten Absatz deutlich werden. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und vermeiden Sie unnötige Wiederholungen.

Grußformel: Der freundliche Abschluss

Die Grußformel bildet den freundlichen Abschluss des Briefes. Die gängigste und formellste Grußformel ist "Mit freundlichen Grüßen". In informelleren Kontexten kann auch "Freundliche Grüße" verwendet werden. Die Grußformel wird durch ein Komma abgeschlossen.

Unterschrift: Die persönliche Bestätigung

Die Unterschrift wird handschriftlich unter die Grußformel gesetzt. Sie bestätigt die Echtheit und den Inhalt des Briefes. Bei Unternehmen wird die Unterschrift in der Regel von der vertretungsberechtigten Person oder einer bevollmächtigten Person geleistet.

Anlagenvermerk: Der Hinweis auf Beigefügtes

Wenn dem Brief Anlagen beigefügt sind, wird dies durch den Anlagenvermerk (z.B. "Anlage:") unterhalb der Unterschrift kenntlich gemacht. Die Anlagen können entweder einzeln aufgeführt werden (z.B. "Anlage: Angebot, AGB") oder pauschal (z.B. "Anlagen").

Inhaltliche Aspekte: Der Ton macht die Musik

Neben den formalen Vorgaben ist auch der Inhalt des Geschäftsbriefes entscheidend für den Erfolg. Achten Sie auf eine professionelle und respektvolle Ausdrucksweise. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke, Floskeln und unnötige Fachbegriffe. Die Sprache sollte dem Anlass und dem Empfänger angemessen sein.

Klarheit und Präzision: Die eindeutige Botschaft

Formulieren Sie klar und präzise, um Missverständnisse zu vermeiden. Verwenden Sie kurze, prägnante Sätze und vermeiden Sie lange, verschachtelte Konstruktionen. Die Kernbotschaft sollte für den Empfänger sofort erkennbar sein.

"Was gesagt werden muss, muss klar gesagt werden."

Freundlichkeit und Respekt: Die positive Wirkung

Auch wenn Sie eine kritische Botschaft übermitteln müssen, ist es wichtig, freundlich und respektvoll zu bleiben. Vermeiden Sie Vorwürfe und Schuldzuweisungen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Fakten und bieten Sie konstruktive Lösungen an. Eine positive und lösungsorientierte Herangehensweise kann das Ergebnis maßgeblich beeinflussen.

Individualisierung: Die persönliche Note

Ein Standardbrief wirkt unpersönlich und wenig wertschätzend. Versuchen Sie, den Brief auf den jeweiligen Empfänger zuzuschneiden und eine persönliche Note einzubringen. Gehen Sie auf frühere Kontakte ein oder erwähnen Sie relevante Informationen, die Sie über den Empfänger haben. Dies zeigt, dass Sie sich mit dem Empfänger und seinem Anliegen auseinandergesetzt haben.

Rechtschreibung und Grammatik: Die Visitenkarte der Sorgfalt

Rechtschreib- und Grammatikfehler wirken unprofessionell und können die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens untergraben. Lesen Sie den Brief daher vor dem Versand sorgfältig Korrektur oder lassen Sie ihn von einer anderen Person überprüfen. Nutzen Sie Rechtschreibprogramme und Grammatikprüfungen, um Fehler zu vermeiden.

Digitaler Wandel: E-Mail als Geschäftsbrief

In der heutigen Zeit wird ein Großteil der Geschäftskorrespondenz per E-Mail abgewickelt. Auch hier gelten grundlegend die gleichen formalen und inhaltlichen Regeln wie für den klassischen Geschäftsbrief. Achten Sie auf eine aussagekräftige Betreffzeile, eine korrekte Anrede und eine professionelle Signatur mit Ihren Kontaktdaten. Der E-Mail-Text sollte ebenso klar, präzise und höflich formuliert sein wie ein gedruckter Brief. Vermeiden Sie übermäßige Verwendung von Emojis und achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung und Grammatik.

Der Geschäftsbrief, ob gedruckt oder digital, ist und bleibt ein wichtiges Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Die Beherrschung seiner formalen und inhaltlichen Aspekte ist essentiell, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Investieren Sie Zeit und Mühe in die Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe – es wird sich auszahlen.