Wie Schreibt Man Einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief in Deutschland folgt bestimmten Konventionen. Diese Konventionen zu verstehen und korrekt anzuwenden, ist entscheidend für einen professionellen Eindruck und eine erfolgreiche Kommunikation. Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung zum Verfassen eines formellen Geschäftsbriefs in Deutschland.

Struktur und Bestandteile eines Geschäftsbriefs

Ein deutscher Geschäftsbrief besteht aus einer Reihe standardisierter Elemente, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind. Die Einhaltung dieser Struktur ist wichtig für die formale Korrektheit.

1. Briefkopf (Absender)

Der Briefkopf befindet sich in der Regel am oberen Rand des Briefes und enthält die vollständigen Kontaktdaten des Absenders. Dies beinhaltet:

Firmenname oder Name des Absenders: In Fettschrift.
Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
Telefonnummer: Vorwahl und Rufnummer.
Faxnummer: Optional, aber empfehlenswert, falls vorhanden.
E-Mail-Adresse: Immer wichtiger, auch in formellen Briefen.
Website: Optional, aber hilfreich für weitere Informationen.
Bankverbindung: In manchen Fällen notwendig, z.B. bei Rechnungen. Bestehend aus IBAN und BIC.
Registergericht und Registernummer: Obligatorisch für Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG).
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID): Obligatorisch für Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind.

Der Briefkopf kann linksbündig, rechtsbündig oder zentriert sein, aber Konsistenz ist entscheidend. Verwenden Sie ein professionelles Design, das zum Corporate Design Ihres Unternehmens passt.

2. Empfängeradresse

Die Empfängeradresse wird unterhalb des Briefkopfes auf der linken Seite platziert. Sie enthält die vollständigen Kontaktdaten des Empfängers:

Firmenname oder Name des Empfängers
Zusatz (z.B. Abteilung, z.Hd.): "z.Hd." steht für "zu Händen" und wird verwendet, wenn der Brief für eine bestimmte Person innerhalb einer Organisation bestimmt ist.
Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
Land (falls der Brief ins Ausland geht): In Großbuchstaben.

Achten Sie auf die korrekte Schreibweise des Namens und der Adresse. Fehler hier können zu Verzögerungen oder Nichtzustellung führen.

3. Datum

Das Datum wird in der Regel rechtsbündig über der Betreffzeile platziert. In Deutschland ist die übliche Datumsformatierung TT.MM.JJJJ (Tag.Monat.Jahr). Zum Beispiel: 16.05.2024. Alternativ ist die ausgeschriebene Form auch üblich: 16. Mai 2024.

4. Betreffzeile

Die Betreffzeile ist eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Briefinhalts. Sie wird fettgedruckt oder unterstrichen direkt unter dem Datum platziert. Beginnen Sie die Betreffzeile nicht mit "Betreff:". Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig und präzise. Zum Beispiel: "Bewerbung als Marketing Manager" oder "Angebot für Webdesign-Dienstleistungen".

5. Anrede

Die Anrede ist ein wichtiger Bestandteil des Briefes und sollte stets höflich und respektvoll sein. Die Wahl der Anrede hängt vom Verhältnis zum Empfänger ab.

Sehr geehrte Frau [Nachname],: Für weibliche Empfänger.
Sehr geehrter Herr [Nachname],: Für männliche Empfänger.
Sehr geehrte Damen und Herren,: Wenn der Name des Ansprechpartners unbekannt ist.

Nach der Anrede folgt ein Komma. Der Text des Briefes beginnt in der nächsten Zeile mit einem Kleinbuchstaben, es sei denn, das erste Wort ist ein Nomen.

6. Hauptteil des Briefes

Der Hauptteil des Briefes enthält die eigentliche Botschaft. Er sollte klar, präzise und gut strukturiert sein. Achten Sie auf eine verständliche Sprache und vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe oder komplizierte Satzkonstruktionen. Gliedern Sie den Text in Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Jeder Absatz sollte sich auf einen bestimmten Aspekt des Themas konzentrieren.

Verwenden Sie eine formelle Sprache. Vermeiden Sie Umgangssprache oder Slang. Seien Sie sachlich und respektvoll, auch wenn Sie Kritik üben oder sich beschweren. Formulieren Sie Ihre Anliegen klar und deutlich.

7. Schlusssatz und Grußformel

Der Schlusssatz fasst das Anliegen nochmals kurz zusammen oder bietet eine Perspektive für die weitere Zusammenarbeit. Häufige Formulierungen sind:

"Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung."
"Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung."
"Mit freundlichen Grüßen"

Die Grußformel wird unterhalb des Schlusssatzes platziert. Die üblichste und formellste Grußformel ist "Mit freundlichen Grüßen". Andere Optionen sind:

"Mit freundlichem Gruß" (etwas weniger formell)
"Hochachtungsvoll" (sehr formell, wird selten verwendet)

Nach der Grußformel folgt kein Komma.

8. Unterschrift

Unter der Grußformel wird der Name des Absenders handschriftlich unterschrieben. Die Unterschrift sollte leserlich sein. Bei Briefen von Unternehmen unterschreibt in der Regel eine autorisierte Person, z.B. ein Geschäftsführer oder Prokurist.

9. Anlagen

Wenn dem Brief Anlagen beigefügt sind, werden diese unterhalb der Unterschrift aufgeführt. Verwenden Sie die Bezeichnung "Anlagen:" und listen Sie die einzelnen Anlagen auf. Zum Beispiel:

Anlagen:

Lebenslauf
Zeugnisse

Wichtige Aspekte der Formatierung

Neben der Struktur sind auch die Formatierung und das Layout des Briefes wichtig für einen professionellen Eindruck.

Papier: Verwenden Sie hochwertiges, weißes Papier im Format DIN A4.
Schriftart: Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart wie Arial, Calibri oder Times New Roman. Die Schriftgröße sollte zwischen 11 und 12 Punkt liegen.
Seitenränder: Achten Sie auf ausreichend große Seitenränder (ca. 2,5 cm oben, unten, links und rechts).
Zeilenabstand: Verwenden Sie einen einfachen Zeilenabstand (1,0 oder 1,15).
Blocksatz oder Flattersatz: Beide Optionen sind akzeptabel. Blocksatz sorgt für ein gleichmäßiges Schriftbild, während Flattersatz (linksbündig) oft als lesefreundlicher empfunden wird.
Rechtschreibung und Grammatik: Achten Sie unbedingt auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Lassen Sie den Brief vor dem Versand von einer anderen Person Korrektur lesen.

Beispiele für Formulierungen

Hier sind einige Beispiele für typische Formulierungen in Geschäftsbriefen:

Einleitung: "Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom [Datum]..." oder "Wir beziehen uns auf unser Telefongespräch vom [Datum]..."
Anfrage: "Wir bitten Sie um..." oder "Könnten Sie uns bitte..."
Angebot: "Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot..." oder "Wir bieten Ihnen an..."
Bestätigung: "Hiermit bestätigen wir..." oder "Wir bestätigen Ihnen..."
Beschwerde: "Leider müssen wir uns über..." oder "Wir sind mit... nicht einverstanden."
Absage: "Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen..." oder "Leider können wir Ihrem Wunsch nicht entsprechen."

Zusätzliche Tipps

Sprachstil: Verwenden Sie eine klare, präzise und höfliche Sprache. Vermeiden Sie unnötige Floskeln oder komplizierte Formulierungen.
Ton: Passen Sie den Ton des Briefes an das Verhältnis zum Empfänger an. Seien Sie stets respektvoll und professionell.
Zweck: Formulieren Sie den Zweck des Briefes klar und deutlich. Der Empfänger sollte auf einen Blick verstehen, worum es geht.
Lesbarkeit: Achten Sie auf eine gute Lesbarkeit des Briefes. Gliedern Sie den Text in Absätze und verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart.
Korrektheit: Überprüfen Sie den Brief sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
Pünktlichkeit: Versenden Sie den Brief rechtzeitig.
Archivierung: Bewahren Sie eine Kopie des Briefes für Ihre Unterlagen auf.

Das Verfassen eines korrekten Geschäftsbriefs in Deutschland erfordert Sorgfalt und die Beachtung bestimmter Konventionen. Mit dieser Anleitung sind Sie bestens gerüstet, um professionelle und überzeugende Geschäftsbriefe zu erstellen, die einen positiven Eindruck hinterlassen.