Bescheinigung Arbeitgeber Berufliche Nutzung Handy Muster

Viele Arbeitnehmer in Deutschland nutzen ihr privates Handy (Mobiltelefon) auch beruflich. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, sei es, weil der Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung stellt, oder weil die private Nutzung des eigenen Geräts für berufliche Zwecke praktischer ist. Wenn das private Handy beruflich genutzt wird, ergeben sich steuerliche und abrechnungstechnische Fragen. Eine "Bescheinigung Arbeitgeber Berufliche Nutzung Handy Muster" (im Folgenden kurz "Bescheinigung") kann hier Klarheit schaffen und die Grundlage für die steuerliche Behandlung bilden.

Was ist eine Bescheinigung zur beruflichen Nutzung des Handys?

Die Bescheinigung ist ein Dokument, das vom Arbeitgeber ausgestellt wird. Sie dient als Nachweis, dass ein Arbeitnehmer sein privates Handy tatsächlich auch für berufliche Zwecke einsetzt. Die Bescheinigung ist wichtig für:

• Steuererklärung: Der Arbeitnehmer kann bestimmte Kosten, die durch die berufliche Nutzung des Handys entstanden sind, als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
• Erstattung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Teil der Handykosten steuerfrei erstatten, wenn die berufliche Nutzung nachgewiesen ist.
• Dokumentation: Die Bescheinigung dient als Dokumentation für den Arbeitgeber, um die Erstattung der Handykosten gegenüber dem Finanzamt zu rechtfertigen.

Inhalte der Bescheinigung

Eine vollständige und korrekte Bescheinigung sollte folgende Informationen enthalten:

Angaben zum Arbeitgeber:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Kontaktdaten des Arbeitgebers (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

Angaben zum Arbeitnehmer:

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Personalnummer (falls vorhanden)

Angaben zur beruflichen Nutzung des Handys:

• Bestätigung der beruflichen Nutzung: Eine eindeutige Aussage, dass der Arbeitnehmer sein privates Handy im genannten Zeitraum auch für berufliche Zwecke nutzt. Zum Beispiel: "Hiermit bestätigen wir, dass Herr/Frau [Name des Arbeitnehmers] sein/ihr privates Mobiltelefon im Zeitraum vom [Datum] bis zum [Datum] auch für berufliche Zwecke nutzt."
• Dauer der beruflichen Nutzung: Genaue Angaben zum Zeitraum, in dem die berufliche Nutzung stattfindet (z.B. "seit dem [Datum]"). Es kann auch angegeben werden, ob die Nutzung dauerhaft oder nur zeitweise erfolgt.
• Art der beruflichen Nutzung: Eine detaillierte Beschreibung, welche beruflichen Tätigkeiten mit dem Handy ausgeführt werden. Beispiele hierfür sind:
  • Telefonate mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen
  • E-Mail-Korrespondenz
  • Nutzung beruflicher Apps (z.B. Projektmanagement-Tools, CRM-Systeme)
  • Abruf von Informationen im Internet (z.B. Fahrpläne, Produktspezifikationen)
  • Fotodokumentation (z.B. Baustellen, Schäden)
• Prozentualer Anteil der beruflichen Nutzung: Eine Angabe, wie hoch der Anteil der beruflichen Nutzung im Verhältnis zur privaten Nutzung ist. Dies kann entweder als genauer Prozentsatz (z.B. "40%") oder als Schätzung in einem bestimmten Bereich (z.B. "zwischen 30% und 50%") erfolgen. Wichtig: Je genauer die Angabe, desto glaubwürdiger ist die Bescheinigung gegenüber dem Finanzamt.
• Begründung für die private Nutzung: Optional kann eine Begründung angegeben werden, warum der Arbeitnehmer sein privates Handy für berufliche Zwecke nutzt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung stellt oder wenn die Nutzung des privaten Handys aus betrieblichen Gründen vorteilhafter ist (z.B. weil der Arbeitnehmer bereits ein Smartphone mit allen benötigten Funktionen besitzt).

Sonstige Angaben:

• Datum der Ausstellung: Das Datum, an dem die Bescheinigung ausgestellt wurde.
• Unterschrift des Arbeitgebers: Die Bescheinigung muss von einer zeichnungsberechtigten Person des Arbeitgebers unterschrieben werden (z.B. Geschäftsführer, Personalverantwortlicher).
• Firmenstempel: Ein Firmenstempel kann die Glaubwürdigkeit der Bescheinigung erhöhen.

Steuerliche Behandlung der Handykosten

Die steuerliche Behandlung der Handykosten hängt davon ab, wie hoch der Anteil der beruflichen Nutzung ist. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Nachweis der tatsächlichen Kosten:

Der Arbeitnehmer kann versuchen, die tatsächlichen Kosten für die berufliche Nutzung des Handys nachzuweisen. Dies ist in der Praxis oft schwierig, da es in der Regel nicht möglich ist, die beruflichen und privaten Gesprächsanteile exakt zu trennen. Ein Einzelverbindungsnachweis kann hilfreich sein, ist aber sehr aufwendig zu erstellen und auszuwerten.

2. Pauschale:

In der Regel wird eine Pauschale für die berufliche Nutzung des Handys angesetzt. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel einen geschätzten Anteil von 20% bis 50% der gesamten Handykosten als beruflich veranlasst, wenn dies durch eine entsprechende Bescheinigung des Arbeitgebers glaubhaft gemacht wird. Die Pauschale ist auf maximal 20 Euro pro Monat begrenzt, kann aber in Einzelfällen auch höher sein, wenn die berufliche Nutzung nachweislich umfangreicher ist. Wichtig: Auch bei der Geltendmachung einer Pauschale ist eine Bescheinigung des Arbeitgebers erforderlich.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Teil der Handykosten steuerfrei erstatten, wenn die berufliche Nutzung nachgewiesen ist. Die Erstattung kann entweder als monatlicher Zuschuss oder als einmalige Zahlung erfolgen. Die Höhe der Erstattung richtet sich nach dem Anteil der beruflichen Nutzung und den tatsächlich entstandenen Kosten. Wichtig: Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist nur dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig.

Muster für eine Bescheinigung

Im Internet finden sich zahlreiche Muster für eine Bescheinigung zur beruflichen Nutzung des Handys. Es ist wichtig, ein Muster zu wählen, das alle relevanten Informationen enthält und den individuellen Gegebenheiten des Arbeitsverhältnisses entspricht. Ein allgemeines Muster kann wie folgt aussehen:

Bescheinigung über die berufliche Nutzung eines privaten Mobiltelefons

Hiermit bestätigen wir, dass Herr/Frau [Vorname Nachname], geboren am [Geburtsdatum], wohnhaft in [Adresse], bei unserem Unternehmen [Name des Unternehmens], [Adresse des Unternehmens] als [Beruf] beschäftigt ist.

Herr/Frau [Vorname Nachname] nutzt sein/ihr privates Mobiltelefon (Rufnummer: [Rufnummer des Mobiltelefons]) auch für berufliche Zwecke.

Die berufliche Nutzung umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Telefonate mit Kunden und Geschäftspartnern
• E-Mail-Korrespondenz im Zusammenhang mit seiner/ihrer Tätigkeit
• Nutzung von berufsbezogenen Apps

Der geschätzte Anteil der beruflichen Nutzung beträgt ca. [Prozentsatz]% der gesamten Nutzung.

Diese Bescheinigung dient zur Vorlage beim Finanzamt.

[Ort, Datum]

_________________________
(Unterschrift Arbeitgeber)

[Firmenstempel (optional)]

Wichtige Hinweise

• Aufbewahrung: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten die Bescheinigung sorgfältig aufbewahren, da sie im Falle einer Steuerprüfung vorgelegt werden muss.
• Aktualisierung: Die Bescheinigung sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere wenn sich der Anteil der beruflichen Nutzung ändert.
• Beratung: Bei Fragen zur steuerlichen Behandlung der Handykosten sollte ein Steuerberater oder das Finanzamt konsultiert werden.
• Dokumentation: Es ist ratsam, zusätzlich zur Bescheinigung weitere Belege über die Handykosten aufzubewahren (z.B. Rechnungen, Einzelverbindungsnachweise).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gut ausgefüllte Bescheinigung zur beruflichen Nutzung des Handys eine wichtige Grundlage für die steuerliche Behandlung und die Erstattung der Handykosten darstellt. Sie hilft sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber, ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der beruflichen Nutzung privater Mobiltelefone korrekt wahrzunehmen.