Ein Dokument Einscannen Und Als Email-anhang Versenden

In der heutigen digitalen Welt ist es oft notwendig, physische Dokumente zu digitalisieren und per E-Mail zu versenden. Sei es für Behördengänge, Bewerbungen, Verträge oder einfach nur, um Informationen mit anderen zu teilen, das Scannen von Dokumenten und das Versenden als E-Mail-Anhang ist eine nützliche Fähigkeit. Dieser Artikel erklärt detailliert, wie Sie ein Dokument scannen und als E-Mail-Anhang versenden können.

Benötigte Materialien und Geräte

Um ein Dokument zu scannen und per E-Mail zu versenden, benötigen Sie folgende Materialien und Geräte:

• Ein physisches Dokument: Das Dokument, das Sie digitalisieren möchten.
• Ein Scanner oder ein Multifunktionsdrucker: Ein Scanner ist ein Gerät, das ein Bild von einem Dokument oder Foto erzeugt. Viele moderne Drucker sind Multifunktionsgeräte, die Drucken, Scannen und Kopieren in einem Gerät vereinen.
• Ein Computer oder ein Smartphone/Tablet: Zum Steuern des Scanners, Bearbeiten des gescannten Dokuments und Versenden der E-Mail.
• Eine E-Mail-Adresse und ein E-Mail-Konto: Zum Versenden des gescannten Dokuments als Anhang.
• Software zum Scannen (optional): Viele Scanner werden mit eigener Software geliefert. Alternativ können Sie die Scanfunktion Ihres Betriebssystems oder eine kostenlose Scan-App nutzen.
• Software zur Bildbearbeitung (optional): Zum Bearbeiten des gescannten Dokuments, z.B. zum Zuschneiden, Drehen oder Anpassen der Helligkeit.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dokument scannen und als E-Mail versenden

1. Vorbereitung des Dokuments und des Scanners

Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument in gutem Zustand ist. Glätten Sie Falten, entfernen Sie Büroklammern oder andere Befestigungen, die den Scanvorgang beeinträchtigen könnten. Reinigen Sie bei Bedarf das Glas des Scanners mit einem weichen Tuch, um Staub oder Fingerabdrücke zu entfernen.

2. Scannen des Dokuments mit einem Scanner oder Multifunktionsdrucker

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu scannen, je nachdem, welchen Scanner oder Multifunktionsdrucker Sie verwenden:

a) Scannen mit einem Multifunktionsdrucker

1. Schalten Sie den Drucker ein: Stellen Sie sicher, dass der Drucker eingeschaltet und mit Ihrem Computer verbunden ist.
2. Legen Sie das Dokument ein: Öffnen Sie den Scannerdeckel und legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf das Glas. Achten Sie auf die Markierungen am Scanner, die Ihnen die richtige Position anzeigen.
3. Starten Sie die Scan-Software: Öffnen Sie die Scan-Software auf Ihrem Computer. Diese Software wurde in der Regel mit dem Drucker installiert. Alternativ können Sie die Scanfunktion Ihres Betriebssystems verwenden (siehe unten).
4. Konfigurieren Sie die Scaneinstellungen: Wählen Sie die gewünschten Scaneinstellungen. Wichtige Einstellungen sind:
   • Dokumenttyp: Wählen Sie "Dokument" oder "Text", wenn Sie Text scannen, oder "Foto", wenn Sie ein Foto scannen.
   • Farbe: Wählen Sie "Farbe", "Graustufen" oder "Schwarzweiß", je nachdem, ob Ihr Dokument farbig ist oder nicht.
   • Auflösung (DPI): Die Auflösung bestimmt die Detailgenauigkeit des Scans. Eine höhere Auflösung (z.B. 300 DPI) führt zu einem detaillierteren Scan, aber auch zu einer größeren Dateigröße. Für die meisten Dokumente ist eine Auflösung von 200-300 DPI ausreichend.
   • Dateiformat: Wählen Sie das gewünschte Dateiformat. PDF ist das gängigste Format für gescannte Dokumente, da es plattformübergreifend kompatibel ist und die Formatierung des Dokuments beibehält. Andere Formate sind JPEG (für Fotos) oder TIFF (für hochauflösende Bilder).
   • Speicherort: Wählen Sie den Ordner aus, in dem das gescannte Dokument gespeichert werden soll.
5. Starten Sie den Scanvorgang: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Scannen" oder "Starten", um den Scanvorgang zu starten.
6. Überprüfen Sie den Scan: Überprüfen Sie den Scan auf Ihrem Computer. Stellen Sie sicher, dass das Dokument lesbar und vollständig ist.
7. Bearbeiten Sie den Scan (optional): Verwenden Sie die Scan-Software oder eine Bildbearbeitungssoftware, um den Scan zu bearbeiten, z.B. zum Zuschneiden, Drehen oder Anpassen der Helligkeit.
8. Speichern Sie den Scan: Speichern Sie den Scan im gewünschten Dateiformat und Speicherort.

b) Scannen mit der Scanfunktion des Betriebssystems (Windows oder macOS)

Sowohl Windows als auch macOS bieten integrierte Scanfunktionen:

• Windows:
  1. Öffnen Sie die "Windows Fax und Scan" Anwendung (suchen Sie danach im Startmenü).
  2. Klicken Sie auf "Neuer Scan".
  3. Wählen Sie den Scanner aus.
  4. Konfigurieren Sie die Scaneinstellungen (ähnlich wie oben beschrieben).
  5. Klicken Sie auf "Scannen".
• macOS:
  1. Öffnen Sie "Systemeinstellungen" und klicken Sie auf "Drucker & Scanner".
  2. Wählen Sie Ihren Scanner aus der Liste aus.
  3. Klicken Sie auf "Scannen" und dann auf "Scanner öffnen…".
  4. Konfigurieren Sie die Scaneinstellungen.
  5. Klicken Sie auf "Scannen".

c) Scannen mit einem Smartphone oder Tablet

Viele Smartphones und Tablets verfügen über integrierte Kameras, die zum Scannen von Dokumenten verwendet werden können. Es gibt auch spezielle Scan-Apps, die den Scanvorgang optimieren und zusätzliche Funktionen bieten:

• Verwenden Sie eine Scan-App: Laden Sie eine Scan-App aus dem App Store oder Google Play Store herunter. Beliebte Optionen sind Adobe Scan, Microsoft Lens oder CamScanner.
• Starten Sie die App und richten Sie die Kamera aus: Öffnen Sie die Scan-App und richten Sie die Kamera auf das Dokument aus. Die App erkennt in der Regel automatisch die Ränder des Dokuments.
• Nehmen Sie den Scan auf: Die App nimmt ein Foto des Dokuments auf und wandelt es in ein digitales Dokument um.
• Bearbeiten Sie den Scan: Viele Scan-Apps bieten Funktionen zum Bearbeiten des Scans, z.B. zum Zuschneiden, Drehen, Anpassen der Helligkeit oder Entfernen von Schatten.
• Speichern Sie den Scan: Speichern Sie den Scan im gewünschten Dateiformat (z.B. PDF oder JPEG) auf Ihrem Smartphone oder Tablet.

3. Versenden des gescannten Dokuments als E-Mail-Anhang

Nachdem Sie das Dokument gescannt und gespeichert haben, können Sie es als E-Mail-Anhang versenden:

1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm: Öffnen Sie Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm (z.B. Outlook, Gmail, Thunderbird) auf Ihrem Computer oder Smartphone/Tablet.
2. Erstellen Sie eine neue E-Mail: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue E-Mail" oder "Verfassen".
3. Geben Sie die Empfängeradresse ein: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld "An" ein.
4. Geben Sie einen Betreff ein: Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff für die E-Mail ein, z.B. "Gescanntes Dokument - Vertrag" oder "Bewerbung - [Ihr Name]".
5. Fügen Sie einen Text hinzu (optional): Schreiben Sie eine kurze Nachricht im E-Mail-Text, um den Empfänger über den Inhalt des Anhangs zu informieren.
6. Fügen Sie den Anhang hinzu:
   • Auf einem Computer: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anhang hinzufügen" (oder ein ähnliches Symbol) in Ihrem E-Mail-Programm. Suchen Sie die gescannte Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie sie aus. Klicken Sie auf "Öffnen", um die Datei an die E-Mail anzuhängen.
   • Auf einem Smartphone/Tablet: Tippen Sie auf das Büroklammer-Symbol oder die Option "Anhang hinzufügen" in Ihrer E-Mail-App. Wählen Sie die gescannte Datei aus Ihrer Fotobibliothek oder Ihrem Dateimanager aus.
7. Überprüfen Sie die E-Mail: Überprüfen Sie die E-Mail sorgfältig, bevor Sie sie versenden. Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse korrekt ist, der Betreff aussagekräftig ist, der Anhang vorhanden ist und die E-Mail keine Tippfehler enthält.
8. Senden Sie die E-Mail: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um die E-Mail mit dem Anhang zu versenden.

4. Zusätzliche Tipps und Hinweise

• Dateigröße beachten: Achten Sie auf die Dateigröße des gescannten Dokuments. Große Dateien können den Versand und Empfang der E-Mail erschweren. Wenn die Datei zu groß ist, versuchen Sie, die Auflösung beim Scannen zu reduzieren oder die Datei zu komprimieren (z.B. mit einem ZIP-Programm).
• Sicherheitsaspekte: Seien Sie vorsichtig beim Versenden sensibler Dokumente per E-Mail. Überlegen Sie, ob eine Verschlüsselung der E-Mail oder des Anhangs erforderlich ist.
• Mehrere Seiten scannen: Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Seiten scannen müssen, können Sie die Option "Mehrseitiges PDF" in Ihrer Scan-Software verwenden. Dadurch werden alle Seiten in einer einzigen PDF-Datei gespeichert.
• Cloud-Speicher verwenden: Alternativ zum Versenden per E-Mail können Sie das gescannte Dokument in einem Cloud-Speicher (z.B. Google Drive, Dropbox, OneDrive) speichern und den Link zum Dokument mit dem Empfänger teilen. Dies ist besonders nützlich für große Dateien.
• Datenschutz beachten: Achten Sie darauf, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, insbesondere wenn Sie personenbezogene Daten scannen und versenden.

Das Scannen von Dokumenten und das Versenden als E-Mail-Anhang ist eine einfache und effektive Möglichkeit, physische Dokumente zu digitalisieren und mit anderen zu teilen. Mit den oben genannten Schritten und Tipps sollten Sie in der Lage sein, diesen Prozess problemlos durchzuführen.