Mit Der Bitte Um Kenntnisnahme Und Weitere Veranlassung

In der deutschen Bürokratie begegnet man häufig formellen Wendungen, die für Neuankömmlinge oder Personen, die nicht mit den Gepflogenheiten vertraut sind, verwirrend sein können. Eine dieser Wendungen ist: "Mit der Bitte um Kenntnisnahme und weitere Veranlassung". Dieser Artikel erläutert die Bedeutung, den Kontext und die angemessene Reaktion auf diese Formulierung.

Was bedeutet "Mit der Bitte um Kenntnisnahme und weitere Veranlassung"?

Im Kern ist dies eine formelle Aufforderung, ein Dokument oder eine Information zur Kenntnis zu nehmen und daraufhin die notwendigen oder angebrachten Maßnahmen zu ergreifen. Die Wendung besteht aus zwei Teilen:

Kenntnisnahme: Bedeutet, dass die Person, an die die Nachricht gerichtet ist, den Inhalt zur Kenntnis nehmen und verstehen soll. Es geht darum, sich über die Information zu informieren und sich dessen bewusst zu werden.
Weitere Veranlassung: Dies ist die Aufforderung, nach der Kenntnisnahme aktiv zu werden. Es impliziert, dass der Empfänger aufgrund der Information Schritte einleiten, Entscheidungen treffen oder andere Personen informieren soll. Die konkreten "Veranlassungen" sind dabei vom Kontext abhängig.

Zusammengefasst bedeutet die Phrase also: "Ich bitte Sie, diese Information zur Kenntnis zu nehmen und daraufhin die notwendigen Schritte einzuleiten."

Kontext und Verwendung

Diese Wendung findet sich häufig in offiziellen Schreiben, E-Mails, internen Mitteilungen und Dokumenten, die innerhalb von Behörden, Unternehmen oder Organisationen zirkulieren. Sie wird oft verwendet, wenn eine Information nicht nur passiv zur Kenntnis genommen, sondern auch eine aktive Reaktion hervorrufen soll. Hier sind einige typische Anwendungsszenarien:

Innerhalb von Behörden: Eine Behörde informiert eine andere über eine neue Verordnung und bittet um die Umsetzung.
In Unternehmen: Die Personalabteilung informiert Führungskräfte über eine neue Richtlinie zur Urlaubsplanung und bittet um Weitergabe an die Mitarbeiter und Anwendung.
In Projektteams: Der Projektleiter informiert die Teammitglieder über Änderungen im Projektplan und bittet um Anpassung der Aufgaben.
Im Vereinswesen: Der Vorstand informiert die Mitglieder über eine bevorstehende Veranstaltung und bittet um Mithilfe bei der Organisation.

Die Verwendung dieser Formulierung deutet auf einen gewissen Grad an Hierarchie und Verantwortung hin. Der Absender geht davon aus, dass der Empfänger über die Autorität oder die Zuständigkeit verfügt, die geforderten Maßnahmen zu ergreifen.

Wie reagiert man richtig?

Die angemessene Reaktion auf die Formulierung "Mit der Bitte um Kenntnisnahme und weitere Veranlassung" hängt stark vom Kontext ab. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:

Sorgfältige Prüfung der Information: Lesen Sie das Dokument oder die Nachricht sorgfältig durch und stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt vollständig verstehen. Klären Sie gegebenenfalls Unklarheiten mit dem Absender.
Identifizierung der geforderten Maßnahmen: Analysieren Sie, welche konkreten Schritte von Ihnen erwartet werden. Manchmal sind die Veranlassungen explizit genannt, manchmal müssen sie aus dem Kontext erschlossen werden.
Ergreifung der notwendigen Schritte: Führen Sie die geforderten Maßnahmen zeitnah und gewissenhaft durch. Dies kann die Weiterleitung von Informationen, die Anpassung von Prozessen, die Kontaktaufnahme mit anderen Personen oder die Durchführung bestimmter Aufgaben umfassen.
Dokumentation der Maßnahmen: Führen Sie Protokoll über die ergriffenen Maßnahmen. Dies kann hilfreich sein, um den Überblick zu behalten und bei Rückfragen Auskunft geben zu können.
Rückmeldung an den Absender (optional): In einigen Fällen ist es angebracht, dem Absender eine kurze Rückmeldung zu geben, dass die Information zur Kenntnis genommen wurde und die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet wurden. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn die Umsetzung der Maßnahmen zeitaufwendig ist oder von anderen Faktoren abhängt. Eine einfache Bestätigung wie "Kenntnis genommen, Veranlassung erfolgt" kann ausreichen.

Beispiele für "Weitere Veranlassungen"

Um die Bedeutung der "weiteren Veranlassung" zu verdeutlichen, hier einige konkrete Beispiele:

Information über eine neue Datenschutzrichtlinie: Die "weitere Veranlassung" könnte die Schulung der Mitarbeiter, die Anpassung der Website oder die Aktualisierung der Datenschutzerklärung umfassen.
Mitteilung über eine Änderung im Arbeitsablauf: Die "weitere Veranlassung" könnte die Anpassung der eigenen Arbeitsweise, die Information der Kollegen oder die Aktualisierung der Dokumentation umfassen.
Information über eine bevorstehende Baustelle: Die "weitere Veranlassung" könnte die Umleitung von Verkehr, die Information der Anwohner oder die Anpassung der Lieferrouten umfassen.

Häufige Fehler und Missverständnisse

Ein häufiger Fehler ist, die Information zwar zur Kenntnis zu nehmen, aber keine weiteren Schritte zu unternehmen. Dies kann zu Verzögerungen, Fehlern oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen. Ein weiterer Fehler ist, die geforderten Maßnahmen nicht vollständig oder nicht korrekt durchzuführen.

Ein Missverständnis besteht oft darin, die Formulierung als reine Höflichkeitsfloskel abzutun. Obwohl sie formell ist, impliziert sie eine klare Erwartungshaltung und sollte ernst genommen werden.

Alternativen zur Formulierung

In weniger formellen Kontexten oder wenn eine direktere Kommunikation bevorzugt wird, können alternative Formulierungen verwendet werden:

"Bitte um Beachtung und Umsetzung"
"Bitte prüfen Sie die Informationen und leiten Sie die notwendigen Schritte ein"
"Ich bitte um Ihre Mithilfe bei der Umsetzung"
"Bitte handeln Sie entsprechend"

Die Wahl der Formulierung hängt vom Kontext, der Beziehung zum Empfänger und der gewünschten Klarheit ab.

Zusammenfassung

Die Formulierung "Mit der Bitte um Kenntnisnahme und weitere Veranlassung" ist eine formelle Aufforderung, eine Information zur Kenntnis zu nehmen und daraufhin die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Sie wird häufig in offiziellen Schreiben und internen Mitteilungen verwendet und impliziert eine gewisse Verantwortung des Empfängers. Eine sorgfältige Prüfung der Information, die Identifizierung der geforderten Maßnahmen und die zeitnahe Umsetzung sind entscheidend für eine korrekte Reaktion. Die Dokumentation der Maßnahmen und eine optionale Rückmeldung an den Absender können zusätzlich hilfreich sein. Durch das Verständnis der Bedeutung und des Kontexts dieser Formulierung können Missverständnisse vermieden und die Effizienz der Kommunikation verbessert werden. Wichtig ist, dass die "weitere Veranlassung" aktiv angegangen wird. Dies demonstriert Verantwortungsbewusstsein und trägt zu einem reibungslosen Ablauf von Prozessen bei.

Die Kenntnisnahme alleine reicht nicht aus. Es bedarf der anschließenden Veranlassung, um den Zweck der Information zu erfüllen.

Zuletzt, sollte man sich nicht scheuen, bei Unklarheiten nachzufragen. Es ist besser, sich zu informieren, als falsche Schlüsse zu ziehen und inkorrekte Handlungen vorzunehmen.