Wie Lange Muss Man Kontoauszüge Aufbewahren Sparkasse
Die Frage, wie lange man Kontoauszüge aufbewahren muss, ist besonders in Deutschland relevant, da es hier gesetzliche und steuerliche Regelungen gibt, die beachtet werden müssen. Diese Regelungen gelten grundsätzlich auch für Kunden der Sparkasse. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art des Dokuments und dem Zweck, für den es aufbewahrt wird. Hier ist ein detaillierter Überblick:
Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrung von Kontoauszügen
In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung für Privatpersonen, alle Kontoauszüge aufzubewahren. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen und Empfehlungen, die sich aus dem Steuerrecht und anderen Gesetzen ergeben. Für Unternehmen und Selbstständige sind die Aufbewahrungspflichten deutlich strenger geregelt.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Obwohl keine allgemeine Pflicht besteht, Kontoauszüge aufzubewahren, gibt es Situationen, in denen dies dringend ratsam oder sogar erforderlich ist:
- Nachweis von Transaktionen: Kontoauszüge dienen als Nachweis für getätigte Zahlungen. Dies ist besonders wichtig bei größeren Anschaffungen, Überweisungen oder im Streitfall mit Gläubigern.
- Steuererklärung: Bestimmte Ausgaben, die in der Steuererklärung geltend gemacht werden, müssen durch Belege nachgewiesen werden. Dazu können Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen oder Spenden gehören. Die entsprechenden Kontoauszüge sind hierbei oft ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation.
- Mietverhältnis: Mieter sollten Kontoauszüge aufbewahren, die die Mietzahlungen belegen. Dies kann im Streitfall mit dem Vermieter nützlich sein.
- Garantieansprüche: Für den Nachweis von Käufen im Rahmen von Garantieansprüchen können Kontoauszüge hilfreich sein.
Empfohlene Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Obwohl es keine direkte gesetzliche Pflicht für Privatpersonen gibt, ist es ratsam, bestimmte Kontoauszüge für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Folgende Empfehlungen sind üblich:
- Zwei Jahre: Kontoauszüge, die im Zusammenhang mit der Steuererklärung stehen (z.B. Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen), sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, da das Finanzamt die Steuererklärung innerhalb dieser Frist ändern kann.
- Drei Jahre: Die allgemeine zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Innerhalb dieser Frist können Ansprüche geltend gemacht werden. Kontoauszüge, die relevante Zahlungen belegen, sollten daher mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
- Längerfristig: Wichtige Kontoauszüge, die beispielsweise den Kauf einer Immobilie oder größere Investitionen dokumentieren, sollten deutlich länger aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung über 10 Jahre oder sogar dauerhaft ist hier empfehlenswert.
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Selbstständige
Für Unternehmen und Selbstständige gelten deutlich strengere Aufbewahrungspflichten. Diese sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen betragen in der Regel:
- Sechs Jahre: Für Handelsbriefe, E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine und andere Unterlagen, die keine Buchungsbelege sind.
- Zehn Jahre: Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte und andere wichtige Geschäftsdokumente.
Was bedeutet das für Kontoauszüge?
Kontoauszüge gelten als Buchungsbelege und müssen daher von Unternehmen und Selbstständigen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Regelung ist in § 147 der Abgabenordnung (AO) festgelegt.
Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Kontoauszug erstellt wurde. Ein Kontoauszug vom Januar 2023 muss also bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.
Form der Aufbewahrung
Unternehmen und Selbstständige können Kontoauszüge sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahren. Bei der elektronischen Aufbewahrung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) beachtet werden. Das bedeutet, dass die elektronischen Dokumente unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.
Sparkasse und Kontoauszüge: Verfügbarkeit und Archivierung
Die Sparkassen bieten ihren Kunden in der Regel die Möglichkeit, Kontoauszüge online abzurufen und herunterzuladen. Die Verfügbarkeit der Kontoauszüge im Online-Banking kann jedoch zeitlich begrenzt sein. Es ist daher ratsam, die Kontoauszüge regelmäßig herunterzuladen und lokal zu speichern, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Digitale Archivierung: Viele Sparkassen bieten auch die Möglichkeit, Kontoauszüge in einem digitalen Archiv zu speichern. Diese Funktion kann die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten erleichtern, da die Kontoauszüge sicher und geordnet aufbewahrt werden. Klären Sie aber unbedingt mit Ihrer Sparkasse, wie lange die Daten dort vorgehalten werden und wie Sie auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung Zugriff darauf behalten.
Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten
Die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten kann sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen und Selbstständige negative Konsequenzen haben.
Für Privatpersonen
Wenn Kontoauszüge fehlen, die für die Steuererklärung relevant sind, kann das Finanzamt die geltend gemachten Ausgaben nicht anerkennen. Im schlimmsten Fall kann dies zu einer Steuernachzahlung führen.
Für Unternehmen und Selbstständige
Für Unternehmen und Selbstständige sind die Konsequenzen deutlich gravierender. Die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten kann zu:
- Steuerlichen Schätzungen: Wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dies führt in der Regel zu höheren Steuerzahlungen.
- Bußgeldern: Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten können Bußgelder verhängt werden.
- Strafrechtlichen Konsequenzen: In schweren Fällen, beispielsweise bei vorsätzlicher Manipulation von Buchungsbelegen, können strafrechtliche Konsequenzen drohen.
Tipps zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Kontoauszügen
Um die Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß zu erfüllen, empfiehlt es sich, folgende Tipps zu beachten:
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kontoauszüge und laden Sie diese herunter oder drucken Sie sie aus.
- Ordnungssystem: Legen Sie ein Ordnungssystem für Ihre Kontoauszüge an. Dies kann beispielsweise nach Jahr und Monat erfolgen.
- Sichere Aufbewahrung: Bewahren Sie Ihre Kontoauszüge an einem sicheren Ort auf, der vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.
- Digitale Sicherung: Sichern Sie Ihre digitalen Kontoauszüge regelmäßig auf einem externen Speichermedium oder in der Cloud.
- GoBD beachten: Achten Sie bei der elektronischen Aufbewahrung auf die Einhaltung der GoBD-Grundsätze.
- Beratung suchen: Im Zweifelsfall sollten Sie sich von einem Steuerberater oder einem anderen Experten beraten lassen.
Fazit
Die Aufbewahrung von Kontoauszügen ist ein wichtiges Thema, das sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen und Selbstständige betrifft. Während für Privatpersonen keine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht, ist es dennoch ratsam, bestimmte Kontoauszüge aufzubewahren, um im Streitfall oder bei steuerlichen Fragen einen Nachweis zu haben. Für Unternehmen und Selbstständige gelten strenge gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die unbedingt beachtet werden müssen. Die Nichtbeachtung dieser Pflichten kann zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.
Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit den Aufbewahrungspflichten auseinanderzusetzen und ein geeignetes Ordnungssystem zu etablieren. Die Sparkassen bieten ihren Kunden verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung und Archivierung von Kontoauszügen, die die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten erleichtern können. Im Zweifelsfall sollte man sich professionell beraten lassen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
